व्यावसायिक प्रक्रियाओं को सही ढंग से कैसे लिखें. व्यावसायिक प्रक्रियाएँ प्रभावी उद्यम प्रबंधन का आधार हैं

स्टानिस्लाव तुलचिंस्की

LLC "b2b.डेवलपमेंट टेक्नोलॉजीज" के जनरल डायरेक्टर और पार्टनर

वर्तमान कार्य अभ्यास में, विशेष रूप से अर्थव्यवस्था के संकट के तीव्र चरण से उभरने के बाद, हमारी कंपनी को अक्सर व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने में मदद के लिए संभावित ग्राहकों के अनुरोधों से निपटना पड़ता है। इस तरह के कार्य को करने का विचार, परिवर्तन के किसी भी अन्य प्रयास की तरह, इन परिवर्तनों को शुरू करने वालों के लिए बड़े लाभ ला सकता है, और इसके अप्रिय दुष्प्रभाव भी हो सकते हैं। हमारी कंपनी के पास उद्यमों के विकास और सुधार में व्यापक अनुभव है, और इसलिए हमने काम के संगठन की कुछ विशेषताओं और उपयोग किए गए दृष्टिकोणों को वर्गीकृत करने और उनका वर्णन करने का कार्य किया है। यह संभव है कि हमारा काम उन लोगों की मदद करेगा जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने पर काम शुरू करते समय सबसे आम गलतियों से बचने के लिए अपनी कंपनी की गतिविधियों में सुधार करने का निर्णय लेते हैं, बाद में अनुकूलन और बदली हुई प्रक्रियाओं के व्यावहारिक कार्यान्वयन का उल्लेख नहीं करते हैं।

यह प्रायः कहाँ से प्रारंभ होता है?

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, बदली हुई व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन, अनुकूलन और कार्यान्वयन करने के लिए काम का गलत संगठन अंततः उस कंपनी को ला सकता है जिसने ऐसा काम शुरू किया है या तो उज्ज्वल भविष्य की दिशा में उसके आंदोलन में सकारात्मक परिणाम, या वित्तीय, नैतिक नुकसान और हर किसी के लिए गहरी निराशा। इसमें भाग लें. आख़िर ऐसी परियोजनाएँ शुरू ही क्यों होती हैं?

ऐसे कई सबसे सामान्य कारण हैं जिनकी वजह से किसी संगठन के प्रबंधन (मालिकों) को यह विचार आता है कि उन्हें अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने की आवश्यकता है। अपने लिए, मैं उन्हें तीन समूहों में विभाजित करता हूँ।

इनमें से पहले का वर्णन कंपनी के प्रबंधकों ने शुरुआती बातचीत में कुछ इस तरह किया है: "हमारा व्यवसाय हाल ही में बहुत बढ़ गया है (बढ़ गया है), लेकिन इसमें कुछ सामान्य से अलग होने लगा है।" उल्लिखित सबसे आम समस्याएं लगभग समान हैं:

• ऐसे विवादों की संख्या में वृद्धि हुई है जिन्हें केवल मालिकों (शीर्ष प्रबंधकों) की भागीदारी से ही हल किया जा सकता है;
• व्यवसाय वृद्धि के अनुपात में लागत में बेतहाशा वृद्धि हुई है, लेकिन इसका कारण बिल्कुल स्पष्ट नहीं है;
• उत्पादन और ग्राहक सेवा से संबंधित समस्याओं की संख्या में वृद्धि हुई है, जैसे छूटी हुई समय सीमा, दोष, उदासीनता, फ्रंट ऑफिस कर्मचारियों की अशिष्टता;
• नए उत्पादों को बाजार में लाने की गुणवत्ता और गति के मामले में कंपनी अपने छोटे प्रतिस्पर्धियों से पिछड़ने लगी है।

दूसरे समूह का वर्णन लगभग इस प्रकार किया गया है: "यह समझना बहुत मुश्किल है कि कंपनी में किसके लिए जिम्मेदार है, इससे क्या प्रेरित है; कंपनी के भीतर संकट के मामले में, यह समझना बिल्कुल असंभव है कि किसे दोषी ठहराया जाए और ऐसा दोबारा होने से रोकने के लिए क्या किया जाना चाहिए। हमें व्यवसाय की प्रबंधनीयता और पारदर्शिता में सुधार करने की आवश्यकता है।"

तीसरे समूह का वर्णन कुछ इस तरह किया गया है: "हमने अपनी सूचना प्रणाली में उल्लेखनीय सुधार करने (एक नई प्रणाली लागू करने) का निर्णय लिया है, इससे हमारे व्यवसाय के विकास को महत्वपूर्ण प्रोत्साहन मिलना चाहिए।"

संभवतः इस सूची का विस्तार किया जा सकता है. इस तरह के स्व-निदान का एक महत्वपूर्ण निष्कर्ष वह निष्कर्ष है जो कंपनी स्वयं के लिए बनाती है: हमें स्वयं में पहचानी गई समस्याओं से छुटकारा पाने के लिए अपनी वर्तमान व्यावसायिक प्रक्रियाओं ("जैसा है") का वर्णन करने की आवश्यकता है।

समस्या कथन पर कुछ नोट्स

समस्या के सूत्रीकरण में पहले से ही कई "कमजोर" क्षण हैं जो अप्रिय परिणाम पैदा कर सकते हैं।

सबसे पहले, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण को ज्यादातर मामलों में ग्राहक एक जादुई जादू के रूप में मानते हैं जो निश्चित रूप से बारिश का कारण बनेगा। एक राय है कि आपको बस व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करना है, और समस्याएं अपने आप हल हो जाएंगी। वास्तव में, यह मामले से बहुत दूर है। एक व्यवसाय प्रक्रिया विवरण उपरोक्त समस्याओं को हल करने में मदद कर सकता है (और अक्सर आपको इसका उपयोग करना चाहिए), लेकिन यह अपने आप में कोई जादुई गोली नहीं है। इन समस्याओं को हल करने के लिए, हमें कार्रवाई के एक कार्यक्रम, एक एकीकृत दृष्टिकोण की आवश्यकता है, जिसका एक घटक व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण हो सकता है।

उपरोक्त समस्या कथनों की दूसरी समस्या उनमें व्यावसायिक समस्या का अभाव है। और वास्तव में, अगर कंपनी काम करती है और कुछ लाभ लाती है जो सभी के लिए उपयुक्त है तो कुछ भी क्यों बदला जाए। हां, संचार और समस्या समाधान में कुछ कठिनाइयां हैं, लेकिन वे सिर्फ कामकाजी मुद्दे हैं। व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण के लिए सॉफ़्टवेयर, विशेषज्ञों के प्रशिक्षण, काम को अंजाम देने और कंपनी के कर्मचारियों का ध्यान भटकाने में निवेश (और, अक्सर, शुरुआत में जितना लगता है उससे कहीं अधिक) की आवश्यकता होगी। यदि कंपनी अपने लिए व्यावसायिक संकेतक बढ़ाने का लक्ष्य निर्धारित नहीं करती है, तो यह परियोजना केवल कंपनी की दक्षता को कम करेगी (लागत केवल बढ़ेगी)।

तीसरी समस्या यह आशा है कि नया एमआरपी, ईआरपी, सीआरएम, एससीएम, बीपीएम, डीएफएम इत्यादि कार्यक्रम (अक्सर पश्चिमी अर्थव्यवस्था का प्रमुख), जो (इसके विक्रेताओं के अनुसार) ज्ञान का एक अटूट स्रोत है और संदर्भ व्यवसाय मॉडल, कार्यान्वयन के बाद अद्भुत काम करेंगे। और व्यवसाय स्वयं "सही" दिशा में बदल जाएगा। राजस्व में वृद्धि होगी, सही बाजार खंडों का चयन किया जाएगा, कर्मचारियों के बीच लागत और संघर्ष कम होंगे। लेकिन, जैसा कि "जादू" कार्यक्रम के विक्रेता कहते हैं, इसे लागू करने के लिए, आपको प्रक्रियाओं का वर्णन करने की आवश्यकता है।

अनुभव से पता चलता है कि जिस परियोजना में ऐसी चूकें शामिल हैं उसका अंत बहुत अनिश्चित होने की संभावना है। इस तरह की परियोजना पर काम करना टीटी पिस्तौल के साथ रूसी रूलेट खेलने जैसा है - संभावना बहुत कम है।

अनुकूलन के बारे में महत्वपूर्ण नोट

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, अक्सर प्रक्रियाओं का वर्णन करने के विचार को रामबाण माना जाता है, और कंपनी प्रबंधन इस बारे में नहीं सोचता है कि केवल मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करना क्यों आवश्यक है? इससे (दिखाई देने वाले कागजात के अलावा) क्या फायदा होगा? क्या नई नौकरी के विवरण पर हस्ताक्षर वास्तव में कंपनी की "हमेशा की खुशी" के लिए कमी है? सबसे अधिक सम्भावना यह है कि ऐसा नहीं है। ऐसे कार्यों की काफी कम संख्या है जो सीधे तौर पर प्रक्रियाओं का वर्णन करने से महत्वपूर्ण प्रभाव प्राप्त करेंगे; अन्य सभी मामलों में, इसके लिए प्रक्रियाओं के प्रारंभिक अनुकूलन की आवश्यकता होती है।

लेकिन उस स्थिति में भी जब ग्राहक समस्या के बारे में अपने बयान में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन को याद करता है, यह अक्सर एक स्थापित शब्दावली की तरह दिखता है, इससे अधिक कुछ नहीं। उदाहरण के लिए, इंटरनेट "व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन और अनुकूलन" करने में विशेषज्ञों की रिक्तियों से भरा पड़ा है, जिन्हें वास्तव में एक निश्चित संकेतन में केवल चित्र बनाना और फिर से बनाना है (उन्हें अलग-अलग रंगों में रंगना - और यह कोई मज़ाक नहीं है)। उनके अन्य सहयोगियों के शब्द. "अनुकूलन" के बारे में शब्दों को जोड़ने से अब "कबाब-माश्लिक", "ग्रीन्स-चॉक" जैसे शब्द पढ़े जाते हैं, जिससे एक खरपतवार शब्द का एहसास होता है जो भावनात्मक के अलावा कोई अन्य भार नहीं उठाता है।

और समस्या यह भी नहीं है कि "अनुकूलन" शब्द अपने आप में जटिल और समझ से बाहर है। सुधार (अनुकूलन) का विचार, जो उद्धार लाना चाहिए, और सूची में और नीचे आना चाहिए, "किसके पास क्या है," हर किसी के लिए स्पष्ट है। समस्या यह है कि अनुकूलन मानदंड महत्वपूर्ण है: स्वीकार्य परिवर्तनों के माध्यम से आप वास्तव में क्या और कितना सुधार करना चाहते हैं। और, एक नियम के रूप में, यदि "क्या सुधार करना है" (आमतौर पर एक अनुस्मारक के बाद) के साथ कोई समस्या नहीं है: "बिल्कुल, हमें एक व्यवसाय प्रक्रिया को पूरा करने में लगने वाले समय को कम करने, इसकी लागत, सेवा की गुणवत्ता में सुधार करने की आवश्यकता है, ” तो ज्यादातर मामलों में बाकी सभी चीज़ों के साथ यह बहुत कठिन है।

आइए इस तथ्य से शुरू करें कि "कितना सुधार करना है" यह तय करना बहुत मुश्किल हो सकता है, क्योंकि एक संगठन में, एक नियम के रूप में, ऐसी "छोटी चीजें" जो इंगित करती हैं कि "क्या सुधार करना है" आमतौर पर किसी भी तरह से नहीं मापा जाता है। यहां तक ​​कि सबसे सरल (जैसे कि किसी व्यवसाय प्रक्रिया के निष्पादन में लागत, समय या भिन्नता)। इसलिए, विशेष अनुभव और ज्ञान के बिना "कितना" निर्धारित करना असंभव है। इसके बिना, आप यह कैसे निर्धारित कर सकते हैं कि सुधार हैं, और वे ग्राहक के लिए उपयुक्त हैं (उसके द्वारा खर्च किए गए प्रयास के लायक) - केवल "आंख से", महसूस करके? लेकिन, अजीब तरह से, "अनुकूलन" पहेली का सबसे कठिन हिस्सा "कितना" नहीं है, बल्कि "स्वीकार्य परिवर्तन" क्या हैं। क्योंकि सबसे आम इच्छा है: "वहां बदलें, अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं में, आप इसे आईटी में भी बदल सकते हैं, लेकिन व्यापार, उत्पादों, बाजारों, रिश्तों में, सम्मानित लोगों की जिम्मेदारी के क्षेत्रों में, आपको इसकी आवश्यकता नहीं है" कुछ भी छुओ।” दूसरे शब्दों में, आपको केवल कॉस्मेटिक परिवर्तनों का उपयोग करके अनुकूलन करने की आवश्यकता है।

वर्णित तार्किक गतिरोध व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के विचार पर एक बड़ा "क्रॉस" लगा सकता है (अच्छे उपाय के लिए क्लिप में एक दूसरा कारतूस डाला जाता है)। हालाँकि वास्तव में अनुकूलन के दौरान परिवर्तनों की स्थिति उतनी घातक नहीं है जितनी ग्राहक इसे देखता है। ऐसे समाधानों का चयन करना संभव है, जो मौजूदा (काल्पनिक नहीं) प्रतिबंधों के ढांचे के भीतर, कुछ लक्ष्यों को प्राप्त करने की अनुमति देंगे। यह मूल्य/गुणवत्ता अनुपात निर्धारित करना बाकी है - कि क्या वे ग्राहक के अनुरूप होंगे।

नई (अनुकूलित) प्रक्रियाओं में संक्रमण

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण संभवतः कंपनी में कुछ बदलाव की आवश्यकता को जन्म देगा। या तो कर्मचारियों की गतिविधि का स्थापित तरीका, उनके रिश्ते, संचार का क्रम, या उत्पाद/सेवाएं, या बाजार, या कंपनी के ग्राहक, और सबसे अधिक संभावना है, कुछ अनुपात में, सभी का वर्णन किया गया है। और अक्सर यह अप्रिय समाचार बन जाता है। वर्णित व्यावसायिक प्रक्रियाएँ अपने आप काम नहीं करतीं। लेकिन स्वयं ग्राहक, कंपनी के कर्मचारी और, विशेष रूप से, कंपनी के प्रबंधक तैयार नहीं हैं और किसी और चीज़ के लिए प्रयास नहीं करते हैं जिसे करने की आवश्यकता है। दरअसल, अच्छा हो या बुरा, कंपनी काम करती है, कुछ कमाती है, लेकिन अगर सब कुछ बदल जाए तो क्या होगा? कोई नहीं जानता। और यह इस तथ्य से बढ़ गया है कि प्रारंभिक कार्य "सिर्फ व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करना" में निश्चित रूप से नई प्रक्रियाओं में संक्रमण के लिए एक कार्यक्रम का विकास, या भविष्य में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रबंधन के लिए एक कार्यक्रम शामिल नहीं है। एक सरल राय है: "आइए पहले दिन से कंपनी के लिए एक आदेश के साथ नए नियम अपनाएं, और सब कुछ काम करेगा।" प्रक्रियाओं का विवरण पूरा होने तक यह स्पष्ट हो जाता है कि कोई आदेश काम नहीं करेगा। बहुत सारे बदलाव हैं, हर कोई उन्हें नहीं समझता है, हर कोई उनके लिए तैयार नहीं है, संक्रमण के लिए कई घटक गायब हैं (उदाहरण के लिए, आईटी प्रणाली को बदलना, उपकरण, उपकरण, बुनियादी ढांचे में बदलाव करना, कर्मचारियों को फिर से प्रशिक्षित करना आवश्यक है) ). और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण और अनुकूलन में निवेश को घाटे के रूप में लिखा जाता है।

प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए उपकरण और कार्यप्रणाली का चयन करना

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण पर निर्णय लेते समय अक्सर इस मुद्दे पर बिल्कुल भी ध्यान नहीं दिया जाता है। इसका तात्पर्य (पूरी तरह से गलत) है कि कौन सा सॉफ़्टवेयर और कौन सी पद्धति का उपयोग करना है, इसमें कोई अंतर नहीं है।

अजीब बात है कि, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन और अनुकूलन करने के लिए कार्यप्रणाली और सॉफ्टवेयर के चुनाव में निर्धारण कारक वही कुख्यात लक्ष्य होने चाहिए जो व्यवसाय ने अपने लिए परिभाषित किए हैं। समस्या के दो व्यासीय सूत्रीकरण हैं जो यह निर्धारित करते हैं कि प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए कौन सी पद्धति सबसे स्वीकार्य है।

शायद समस्या का विवरण कुछ इस तरह लगता है: "सौंपी गई समस्याओं को हल करने के लिए, किसी एक चरण में, कंपनी का एक कार्यात्मक (प्रक्रिया) मॉडल बनाना आवश्यक है जो सिस्टम की संरचना, संबंधों और कार्यों को प्रदर्शित करता है।" , साथ ही इन कार्यों को जोड़ने वाली सूचना और भौतिक वस्तुओं का प्रवाह। इस मामले में, सिस्टम का विवरण बनाने, नियंत्रण वस्तुओं की पहचान करने और उनका वर्णन करने, नियंत्रण पदानुक्रमों पर नज़र रखने और प्रक्रियाओं के बीच कनेक्शन की अनिवार्य ट्रैकिंग पर जोर दिया गया है।

या थोड़ा अलग कार्य संभव है, जो कुछ इस तरह लग सकता है: “प्रक्रियाओं को निष्पादित करने के लिए एल्गोरिदम (परिदृश्य) के विवरण की आवश्यकता है। सबसे पहले, कारण-और-प्रभाव संबंधों और कार्यों के अस्थायी अनुक्रम, घटनाओं और कार्यों के क्रमबद्ध संयोजन की पहचान करना आवश्यक है। इस मामले में, क्रियाओं के अनुक्रम का वर्णन करने, प्रारंभिक और अंतिम घटनाओं की पहचान करने, प्रतिभागियों, कलाकारों, सामग्री और दस्तावेजी प्रवाह की पहचान करने पर जोर दिया जाता है।

यह ध्यान देने योग्य है कि, सामान्य तौर पर, ये समस्या कथन परस्पर अनन्य नहीं होते हैं; ऐसी स्थितियाँ संभव होती हैं जब दोनों समस्याओं को हल करने की आवश्यकता होती है, लेकिन इस मामले में, सामान्य से विशिष्ट की ओर जाना उचित है: पहले कंपनी का मॉडल तैयार करें व्यवसाय, और फिर व्यक्तिगत एल्गोरिदम के आगे विवरण के लिए इस मॉडल का उपयोग करें।

शायद इसलिए कि यह मुद्दा अत्यधिक विशिष्ट लगता है, इस पर बिल्कुल भी ध्यान नहीं दिया जाता, और व्यर्थ। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए मौजूदा दृष्टिकोण, जैसे मौजूदा सॉफ़्टवेयर, दुर्लभ अपवादों के साथ, विशिष्ट हैं और उन कार्यों को हल करने के लिए खराब रूप से उपयुक्त हैं जिनके लिए उनका मूल रूप से इरादा नहीं था। उदाहरण के लिए, एक कंपनी ने अपनी दक्षता बढ़ाने का फैसला किया है, और इसके लिए वह पूरी कंपनी के लिए एक इंटरकनेक्टेड, सुसंगत बिजनेस मॉडल बनाने जा रही है, जिसमें व्यावसायिक प्रक्रियाओं की एक प्रणाली का वर्णन किया गया है, जिनमें से प्रत्येक कार्य परिणामों से एक दूसरे से जुड़ा हुआ है। प्रक्रिया में प्रत्येक भागीदार के पास KPI संकेतक होते हैं, कंपनी के प्रत्येक प्रभाग के पास सामान्य रणनीतिक लक्ष्यों को प्राप्त करने के उद्देश्य से योजनाएँ और बजट होते हैं। इस मामले में, परिचालन-स्तर के एल्गोरिदम और संबंधों का वर्णन करने के लिए मुख्य रूप से विकसित कार्यप्रणाली और सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने का निर्णय कंपनी के लिए बेहद कठिन, महंगा और समय लेने वाला होगा। और इसलिए, इस मुद्दे का समाधान संकीर्ण (तकनीकी) विशेषज्ञों पर छोड़ने से, कंपनी बहुत सुखद स्थिति नहीं होने का जोखिम उठाती है: महत्वपूर्ण वित्तीय संसाधन, समय, प्रयास खर्च होते हैं, और प्राप्त औपचारिक परिणाम अपेक्षित प्रभाव नहीं देता है .

इंटरनेट के एक सतही विश्लेषण से पता चलता है कि इस विषय (कार्यप्रणाली और उपकरणों की पसंद) को पर्याप्त रूप से कवर नहीं किया गया है (मेटा समूह का विश्लेषण न केवल आईटी समाधानों पर अधिक केंद्रित है, बल्कि व्यावहारिक रूप से रूसी बाजार की विशिष्टताओं को भी ध्यान में नहीं रखता है। स्थापित पश्चिमी बाज़ार के केवल विशिष्ट प्रतिनिधि)। सबसे आम लेख ARIS और IDEF कार्यप्रणाली की तुलना करते हैं। एक अन्य सामान्य विषय उस समस्या पर विचार किए बिना ताकत और कमजोरियों (आमतौर पर कार्यप्रणाली) की सूची बनाना है जिसके लिए उन गुणों का विश्लेषण किया जा रहा है। यह थोड़ा अजीब हो जाता है: उदाहरण के लिए, क्या वास्तव में ट्रक की वहन क्षमता हमेशा एक निर्विवाद लाभ होती है, भले ही मैं किसी भी चीज़ के लिए कार चुनूं?

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए उपयोग किए जाने वाले उपकरणों (कार्यप्रणालियों, सॉफ़्टवेयर) का विस्तृत विश्लेषण एक अलग चर्चा का विषय है। हमने केवल लेखक और उनके सहयोगियों के व्यक्तिगत अनुभव का संक्षिप्त विवरण (विशेषज्ञों के लिए नहीं) देने का प्रयास किया है। इसलिए, नीचे दी गई सूची विशिष्ट है और संपूर्ण नहीं है। गहराई का दावा किए बिना, हम ऊपर वर्णित कार्यों के आलोक में उत्पादों का सामान्य विवरण देंगे:

• सीए ईआरविन डेटा मॉडलर (पूर्व में ऑलफ्यूजन डेटा मॉडलर, बीपीविन)। परस्पर जुड़े जटिल मॉडलों का वर्णन करने की क्षमता सबसे सफलतापूर्वक कार्यान्वित की जाती है; एल्गोरिदम और क्रियाओं के अनुक्रम का वर्णन करने के कार्यों को काफ़ी कम अच्छी तरह से कार्यान्वित किया जाता है। सरल (संक्षिप्त) विवरण नोटेशन। अतिरिक्त कार्य कठिन हैं या बिल्कुल भी लागू नहीं किए गए हैं (लक्ष्यों और प्रक्रियाओं को जोड़ना, संकेतकों का एक पेड़ बनाना, सिमुलेशन मॉडलिंग का संचालन करना);
• ARIS (सॉफ्टवेयर का एक सेट, IDS Scheer से मॉड्यूल)। नाम से ही (आर्किटेक्चर ऑफ इंटीग्रेटेड इंफॉर्मेशन सिस्टम्स) पता चलता है कि सॉफ्टवेयर शुरू में एल्गोरिदम और क्रियाओं के अनुक्रम का वर्णन करने की समस्या को हल करने पर केंद्रित था। ARIS में बाकी सब कुछ किया जा सकता है, लेकिन यह बहुत कठिन होगा। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए, आपको काफी जटिल शब्दार्थों के साथ बड़ी संख्या में मॉडल (एआरआईएस में उनमें से 80 से अधिक हैं, और उनकी संख्या बढ़ रही है) का उपयोग करना होगा, जिसमें सबसे उत्साही अनुयायी भी भ्रमित हो जाते हैं। व्यापक अनुभव और कार्यप्रणाली के बुनियादी सिद्धांतों पर महत्वपूर्ण पुनर्विचार के बिना, परस्पर जुड़े मॉडलों के जटिल विवरणों को लागू करना आसान नहीं है;
• कॉर्पोरेट मॉडलर (केसवाइज सिस्टम्स) कई मायनों में ARIS का अंग्रेजी युवा एनालॉग है - कार्यप्रणाली और समाधान में नहीं, बल्कि सॉफ्टवेयर के विचारों में। बाद के सॉफ़्टवेयर विकास के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने में सहायता पर भी ध्यान केंद्रित किया गया। लेकिन इसकी लागत औसतन कम होती है;
• iGrafx Enterprise Central (Corel Inc का एक प्रभाग) अभी भी रूस में कम जाना जाता है, लेकिन कनाडा का एक बहुत अच्छा समाधान है। वर्णन, मॉडलिंग प्रक्रियाओं, योजना और गुणवत्ता प्रबंधन और जोखिम प्रबंधन के लिए अनुप्रयोगों के लिए मॉड्यूल का एक पूरा सेट शामिल है। इसका महत्वपूर्ण नुकसान वितरण की कमी है;
• बिजनेस स्टूडियो (जीके "आधुनिक प्रबंधन प्रौद्योगिकी")। प्रश्नगत सॉफ्टवेयर परिवार का सबसे प्रसिद्ध रूसी विकास। शायद (हमारी निजी राय में), यह BPwin और ARIS की कुछ सबसे उपयोगी विशेषताओं को सफलतापूर्वक (जहाँ तक संभव हो) जोड़ता है, कुछ हद तक इसके समाधान में iGrafx की याद दिलाता है (लेकिन लागत में नहीं)। यदि कीमत/सुविधा अनुपात ग्राहक के लिए महत्वपूर्ण है, तो यह संभवतः रूसी उद्यमों के लिए सबसे अच्छा विकल्प है। इसमें एक खामी है, क्योंकि यह एमएस ऑफिस (वर्ड, एक्सेल, विसियो) के साथ बहुत मजबूती से एकीकृत है, और इसलिए इन समाधानों के सभी मोटे किनारे स्वचालित रूप से बिजनेस स्टूडियो में स्थानांतरित हो जाते हैं।

ग्राहक को क्या प्राप्त हो सकता है?

एक नियम के रूप में, ग्राहक ऊपर वर्णित बातों पर ध्यान नहीं देता है। अक्सर वह इस विचार से प्रेरित होता है कि उन प्रक्रियाओं का वर्णन करना आवश्यक है जो उसके लिए कड़ी मेहनत से नहीं जीती गईं, बल्कि बाहर से उस पर "गिर गईं":

• एक स्मार्ट किताब से (आखिरकार, "पोर्टर ने इसके बारे में कुछ लिखा था, लेकिन हमारे पास यह नहीं है!") या प्रशिक्षण के दौरान, उदाहरण के लिए, अब फैशनेबल एमबीए डिग्री पर;
• एक आईटी निदेशक या महंगी सूचना प्रणालियों के विक्रेताओं से ("यह कार्यक्रम निश्चित रूप से सभी समस्याओं का समाधान करेगा, इसका उपयोग करने वाली सफल कंपनियों की सूची देखें, यह कार्यक्रम की योग्यता है, लेकिन इसे लागू करने के लिए आपको प्रक्रियाओं का वर्णन करने की आवश्यकता है" );
• एक युवा और ऊर्जावान डिप्टी से, जिसने इसे कहीं सुना और इसकी सबसे महत्वपूर्ण बारीकियों को बताए बिना, अपने बॉस को सफलतापूर्वक "व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए एक कार्यक्रम बेचा"।

इस मामले में, अंतिम कार्य कुछ इस तरह लगता है: "हमें अपनी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने की आवश्यकता है, आइए व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन और अनुकूलन करने में एक विशेषज्ञ की तलाश करें।" यदि आप यह सोचने लगते हैं कि ऐसा क्यों है, तो संभवतः उत्तर तार्किक रूप से अंतिम कार्य से बहुत असंबंधित होंगे। और फिर दो मौलिक रूप से भिन्न विकल्प संभव हैं।

पहले में, कलाकार, ग्राहक को परेशान करने वाले अनावश्यक प्रश्नों के बिना, कर्तव्यनिष्ठा से प्रक्रियाओं का वर्णन करना शुरू करता है। हर कोई, या जिन्हें उसे पेशकश की गई है: "आइए ठेकेदारों को सहायक दस्तावेज़ जारी करने और वापस करने की प्रक्रिया शुरू करें, लेखा विभाग इसके लिए पूछ रहा है।" एक नियम के रूप में, परिचित और सरल प्रक्रिया विवरण नोटेशन (या क्रॉस-चार्ट, या ईपीसी) का उपयोग किया जाता है। अनावश्यक प्रश्नों के बिना, कार्य बहुत तेज़ी से आगे बढ़ता है (हम वर्णन करते हैं कि वे क्या कहेंगे या यह कैसा है)। लेकिन अंत में नतीजा सीधा-सादा ही निकलता है. जैसा कि आईटी विशेषज्ञ कहते हैं: "जब आप किसी गड़बड़ी को स्वचालित करने का प्रयास करते हैं, तो आप एक स्वचालित गड़बड़ी के साथ समाप्त हो जाते हैं," लेकिन प्रक्रियाओं के साथ यह और भी बदतर हो जाता है - एक गड़बड़ हो जाती है। वर्णित प्रक्रियाएँ, जिनका बिल्कुल वैसे ही वर्णन किया गया है जैसे वे जीवन में और कागज़ पर घटित होती हैं, जटिल और भ्रमित करने वाली हैं। अगले चरण में कलाकार कुछ सुधारने का प्रयास कर सकता है (अफ़सोस, वे इसे ज़ोर से कहते हैं - अनुकूलन)। लेकिन एक ही समय में, एक नियम के रूप में, यह लोगों के एक सीमित दायरे के दृष्टिकोण को ध्यान में रखता है, अन्य प्रक्रियाओं, कॉर्पोरेट संस्कृति की विशेषताओं के साथ सभी संभावित कनेक्शनों को ध्यान में नहीं रखता है, और इसलिए, वास्तव में, करता है कुछ भी सुधार नहीं. लेकिन साथ ही, काफी मात्रा में समय और संसाधन भी खर्च किये गये। इसके बाद, सबसे अधिक संभावना है, ग्राहक निर्णय लेता है कि प्रक्रियाओं के विवरण से मदद नहीं मिली।

दूसरा विकल्प आमतौर पर बहुत कम आम है। कलाकार प्रश्न पूछना शुरू करता है: वर्णन करना क्यों आवश्यक है, और आप अंत में क्या प्राप्त करना चाहते हैं, और यह कारण-और-प्रभाव संबंधों द्वारा एक-दूसरे से कैसे संबंधित है, और अनुकूलन मानदंड क्या हैं। और यहां, सबसे अधिक संभावना है, "सही" कलाकार को अपने ग्राहक से गंभीर नकारात्मक प्रतिक्रिया मिल सकती है। और केवल इसलिए नहीं कि उसके पास अपने सवालों के जवाब नहीं हैं, बल्कि इसलिए क्योंकि ग्राहक जिस कार्य को बढ़ावा दे रहा है वह हवा में "लटका हुआ" है, न कि कार्यों की वास्तविक कारण-और-प्रभाव श्रृंखला पर आधारित है। अचानक कई तीखे विवरण सामने आने लगते हैं, जो वास्तव में ग्राहक के लिए अप्रिय होते हैं:

• किसी कंपनी में प्रक्रियाओं का "जैसा है" वर्णन करना असंभव है (और यह उन कंपनियों के लिए एक स्वयंसिद्ध है जो पहली बार प्रक्रियाओं का वर्णन करने के बारे में सोच रहे हैं) क्योंकि कंपनी के पास अक्सर वे नहीं होते हैं। गतिविधियाँ कर्मचारियों के अनुभव के आधार पर की जाती हैं (और यह सभी के लिए अलग है), कार्यों पर निर्णय स्थितिजन्य रूप से लिए जाते हैं (और इसलिए, वे अलग-अलग मामलों में समान नहीं होते हैं)। यहां तक ​​कि नियमित रूप से निष्पादित प्रक्रियाएं भी - और कंपनी में उन प्रक्रियाओं को उस तरह से नहीं किया जाता है जिस तरह से प्रबंधन सोचता है, बल्कि जिस तरह से यह कलाकारों के लिए सुविधाजनक है (अक्सर, बिल्कुल उस तरह से नहीं जिस तरह से प्रबंधक इसके बारे में सोचते हैं)। इसलिए, वर्णन करना नहीं, बल्कि दोहरावदार, मानकीकृत गतिविधि के रूप में प्रक्रियाओं की एक श्रृंखला बनाना आवश्यक है;
• प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, यह पता चलता है कि मौजूदा व्यवसाय अपने सार में इष्टतम नहीं है (उदाहरण के लिए, कोई लक्ष्य संकेतक नहीं हैं, कुछ आवश्यक गतिविधियाँ नहीं की जाती हैं, और कुछ को उप-इष्टतम तरीके से किया जाता है, एक गलत प्रेरणा प्रणाली , कोई सक्षम लागत लेखांकन नहीं है);
• व्यवसाय महत्वपूर्ण रूप से बाहरी और/या आंतरिक जोखिमों के संपर्क में है;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, व्यवसाय मॉडल में महत्वपूर्ण परिवर्तन करना आवश्यक होगा (उदाहरण के लिए, जिम्मेदारी के क्षेत्रों में, निष्पादित कार्य, विभागों और लोगों के बीच संबंध, प्रेरणा प्रणाली)।

इसके अलावा, यह अचानक सामने आ सकता है कि यदि वर्णित प्रक्रियाएं कुछ हद तक संशोधित हैं और मौजूदा वास्तविकता को सटीक रूप से प्रतिबिंबित नहीं करती हैं (और यह तब तक सबसे अधिक संभावना होगी जब तक कि कलाकार खुले तौर पर "धोखा" देने का फैसला नहीं करता है), तो एक और परियोजना की आवश्यकता है: कार्यान्वयन ग्राहक की कंपनी में उनके आवेदन के अभ्यास में बदली हुई प्रक्रियाओं की। और इस परियोजना को कंपनी में लोगों के काम करने के तरीके को वास्तव में बदलने के लिए और भी अधिक प्रयासों की आवश्यकता होगी: जीवन के सामान्य, स्थापित तरीके से एक नए - असामान्य तरीके से, जो उनके द्वारा आविष्कार नहीं किया गया है।

सर्वोत्तम समाधान नहीं

ऊपर वर्णित सभी प्रश्नों का सामना करते हुए, जब आपको न केवल प्रक्रियाओं का वर्णन करने की आवश्यकता होती है, बल्कि व्यवसाय के एक महत्वपूर्ण हिस्से को बदलने की आवश्यकता होती है, तो ऐसा होता है कि प्रत्येक ग्राहक के पास इसके लिए कोई आंतरिक उद्देश्य नहीं होता है। इस मामले में, कलाकार के लिए यह महत्वपूर्ण होगा कि वह सबसे पहले इसका ठीक-ठीक पता लगाए - यह कुख्यात मकसद। अन्यथा, प्रक्रियाओं का वर्णन करने पर काम शुरू ही नहीं हो पाएगा। यह अच्छा है या बुरा? यदि आप "सार्वभौमिक सत्य" की तलाश नहीं करते हैं, तो यह संभवतः अच्छा है, और दोनों पक्षों के लिए:

• असफल ग्राहक ने मृगतृष्णा की तलाश में समय या पैसा बर्बाद नहीं किया। इसके अलावा, जब तक वह शायद यह समझने में परिपक्व हो जाता है कि उसे वास्तव में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विवरण की आवश्यकता क्यों है, उसके पास पिछले नकारात्मक अनुभव नहीं होंगे जो उसे पत्थर की तरह नीचे खींच सकते हैं, उसे वह काम शुरू करने से रोक सकते हैं जिससे उसे फायदा हो सकता है;
• एक असफल कलाकार को उसके काम के लिए पैसे नहीं मिलेंगे, लेकिन साथ ही उसे एक स्पष्ट रूप से समस्याग्रस्त परियोजना भी नहीं मिलेगी, जो उसके जीवन, तंत्रिकाओं, प्रतिष्ठा का एक महत्वपूर्ण हिस्सा नहीं छीन लेगी, लेकिन उसे कुछ और उपयोगी करने की अनुमति देगी। . और असफल सहयोग तभी संभव होगा जब असफल ग्राहक कार्य को अंजाम देने के लिए तैयार होगा।

हालाँकि, निश्चित रूप से, यह एक संतोषजनक समाधान है जो तात्कालिक जोखिमों को कम करता है, लेकिन लंबे समय तक किसी को लाभ नहीं पहुँचाता है। एक बेहतर समाधान के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने की क्षमता से कुछ अधिक की आवश्यकता होती है। किसी भी मामले में, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करना एक ऐसा कार्य है जिसके लिए न केवल प्रत्यक्ष निष्पादक से अनुभव और ज्ञान की आवश्यकता होती है, बल्कि ग्राहक से इस कठिन रास्ते से गुजरने के लिए ज्ञान, तत्परता और इच्छा की भी आवश्यकता होती है।

आप लेख में वर्णित गलतियाँ करने से कैसे बच सकते हैं? सब कुछ बहुत सरल है. आपको ऐसा नहीं करना चाहिए. आइए लेखक के दृष्टिकोण से, थोड़ा और विस्तार से वर्णन करने का प्रयास करें कि क्या करने की आवश्यकता है। नीचे उन कार्यों की एक सूची दी गई है जिन्हें मुख्य धन (संसाधन) आवंटित करने और विशेष सॉफ़्टवेयर खरीदे जाने से पहले हल किया जाना चाहिए (या हल करना शुरू किया जाना चाहिए), नए लोग दिखाई देंगे और पहले "वर्ग" बनाएंगे, नियमों की पहली पंक्तियाँ लिखेंगे। चूँकि यह एक संभावित परिवर्तन परियोजना की केवल शुरुआत है, कोई भी हमें प्रथागत से थोड़ा अधिक समय बिताने और यह सोचने से नहीं रोक रहा है कि कंपनी क्या और कैसे प्राप्त करना चाहती है और कितना भुगतान करने को तैयार है। ऐसा करने के लिए, आपको कम से कम निम्नलिखित कार्य करना चाहिए:

• यह निर्धारित करें कि व्यवसाय किन व्यावसायिक कार्यों (व्यावसायिक संकेतक) में सुधार करना चाहता है। अपने व्यवसाय में परिवर्तन पर विचार करते समय ग्राहक वास्तव में क्या हासिल करना चाहता है? ऐसा करने के लिए, व्यवसाय के दृष्टिकोण पर पुनर्विचार करना आवश्यक हो सकता है;
• व्यावसायिक प्रक्रियाओं के लिए अनुकूलन मानदंड निर्धारित करें: कंपनी उनमें क्या सुधार करना चाहती है और कितना सुधार करना है। इस कार्य में एक महत्वपूर्ण बिंदु स्पष्ट (काल्पनिक नहीं) प्रतिबंधों को समझना होगा - संगठन में क्या निश्चित रूप से अस्वीकार्य है, और क्या निश्चित रूप से बदला नहीं जा सकता है;
• लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कार्रवाई का एक कार्यक्रम निर्धारित करें, जिसमें व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण शामिल हो भी सकता है और नहीं भी। नई (अनुकूलित) प्रक्रियाओं में परिवर्तन के लिए कार्यक्रम क्रियाओं पर विस्तार से काम करना सुनिश्चित करें;
• कार्रवाई के चुने हुए कार्यक्रम के लिए उपकरणों का पर्याप्त सेट चुनें और लक्ष्य निर्धारित करें (मुख्य रूप से आवश्यक सॉफ़्टवेयर), जो निर्धारित लक्ष्यों के लिए सबसे उपयुक्त हो;
• पहले पैराग्राफ में वर्णित कार्य पूरा होने के बाद ही कार्य के लिए योग्य कलाकारों की तलाश करें।

जैसा कि दिए गए कार्यों की सूची से देखा जा सकता है, पहले चरण में परिवर्तनों के आरंभकर्ता को विवरण में एक तकनीकी विशेषज्ञ की भी आवश्यकता नहीं है, बल्कि एक व्यावसायिक प्रतिद्वंद्वी, कुछ हद तक "शैतान का वकील", शायद एक स्थायी कर्मचारी की भी आवश्यकता नहीं है कंपनी। वह व्यक्ति जो सही प्रश्न पूछ सकता है, कहीं आपत्ति कर सकता है और ग्राहक से बहस कर सकता है, लेकिन उसे कंपनी और उसके कार्य को बाहर से ("खुले" दृष्टिकोण से) देखने की अनुमति देगा, ग्राहक को वर्णित गलत निर्णयों से बचने में मदद करेगा सुधार की दिशा में उनके आंदोलन में लेख में.

1 “प्रत्येक मौजूदा उत्पाद के लिए, एक ही एनालॉग विकसित किया जाएगा, जिसे एसएपी समाधानों के साथ एकीकृत किया जाएगा। इसे हमारी कंपनी में एक अलग प्रभाग द्वारा नियंत्रित किया जाएगा। इसलिए, हम कह सकते हैं कि हम वैश्विक स्तर पर एक नए बाजार खंड में प्रवेश कर रहे हैं - SAP ग्राहक हमारे ग्राहक बन जाएंगे। केसवाइज के अध्यक्ष बर्नार्ड फिशर के साथ एक साक्षात्कार से।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के तथाकथित ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज विवरण हैं।

ऊर्ध्वाधर विवरण के साथ, व्यवसाय प्रक्रिया वृक्ष में केवल गतिविधियाँ और उनका पदानुक्रमित क्रम दिखाया जाता है। इस मामले में, माता-पिता और बच्चे की नौकरियों के बीच केवल लंबवत संबंध हैं।

किसी व्यवसाय प्रक्रिया का क्षैतिज विवरण यह भी दर्शाता है कि ये कार्य कैसे आपस में जुड़े हुए हैं, उन्हें किस क्रम में निष्पादित किया जाता है, और उनके बीच कौन सी जानकारी और सामग्री प्रवाहित होती है। इस मामले में, व्यवसाय प्रक्रिया मॉडल में प्रक्रिया को बनाने वाले विभिन्न कार्यों के बीच क्षैतिज संबंध दिखाई देते हैं (चित्र 1.2)।

चित्र 1.2 "व्यावसायिक प्रक्रियाओं का क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर विवरण"

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय संगठनात्मक डिज़ाइन विशेषज्ञ विभिन्न शब्दावली का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, कुछ लोग व्यावसायिक प्रक्रियाओं के ऊर्ध्वाधर विवरण को किसी गतिविधि का कार्यात्मक विवरण कहते हैं, और क्षैतिज विवरण को प्रक्रिया विवरण या बस व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण कहते हैं।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के तरीके.

आइए व्यावसायिक प्रक्रियाओं के क्षैतिज विवरण के मुख्य दृष्टिकोण देखें। वर्तमान में, वर्णन की तीन मुख्य विधियाँ हैं (चित्र 1.3)।

पहली विधि किसी व्यवसाय प्रक्रिया के शाब्दिक अनुक्रमिक विवरण से अधिक कुछ नहीं है। व्यवसाय प्रक्रिया के एक अंश के पाठ विवरण का एक उदाहरण निम्नलिखित पाठ है: "बिक्री विभाग एक खरीद और बिक्री समझौता तैयार करता है और इसे कानूनी विभाग के साथ समन्वयित करता है।"

कई रूसी कंपनियों ने अपनी गतिविधियों में नियामक दस्तावेज़ विकसित और उपयोग किए हैं, जिनमें से कुछ प्रक्रिया नियम हैं और व्यावसायिक प्रक्रियाओं के पाठ विवरण से अधिक कुछ नहीं हैं।

कंपनी की गतिविधियों के विश्लेषण और अनुकूलन के प्रयोजनों के लिए, यह विधि उपयुक्त नहीं है। तथ्य यह है कि पाठ्य रूप में किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के विवरण की व्यवस्थित रूप से समीक्षा और विश्लेषण करना असंभव है। पाठ्य सूचना को मानव मस्तिष्क क्रमिक रूप से ग्रहण करता है। उदाहरण के लिए, जब कोई व्यक्ति किसी विनियम को पढ़ता है और अंत तक पहुंचता है, तो वह लगभग हमेशा भूल जाता है कि दस्तावेज़ की शुरुआत में क्या था। व्यावसायिक प्रक्रिया के पाठ्य प्रतिनिधित्व का दूसरा नुकसान इस तथ्य के कारण है कि मानव मस्तिष्क को इस तरह से डिज़ाइन किया गया है कि वह केवल छवियों के साथ ही प्रभावी ढंग से काम कर सकता है। पाठ्य जानकारी को समझते और उसका विश्लेषण करते समय, मानव मस्तिष्क इसे कई छवियों में तोड़ देता है, जिसमें अतिरिक्त समय और मानसिक प्रयास लगता है। इसलिए, व्यावसायिक प्रक्रियाओं के पाठ विवरण का उपयोग करते समय, गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए निर्णयों की उत्पादकता और गुणवत्ता वांछित होने के लिए बहुत कुछ छोड़ देती है, जो विशेष रूप से तब स्पष्ट होती है जब निर्णय लोगों के समूह द्वारा किया जाता है।

एक समय में, सूचना प्रौद्योगिकी विशेषज्ञों ने व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए एक अधिक संरचित दृष्टिकोण विकसित किया था। उन्होंने व्यवसाय प्रक्रिया को एक संरचित तालिका की कोशिकाओं में विभाजित करने का प्रस्ताव रखा, जिसमें प्रत्येक स्तंभ और पंक्ति का एक विशिष्ट अर्थ होता है। इस तालिका को पढ़ना आसान है, इससे यह समझना आसान हो जाता है कि व्यावसायिक प्रक्रिया में कौन किसके लिए जिम्मेदार है, किस क्रम में कार्य किया जाता है और तदनुसार व्यावसायिक प्रक्रिया का विश्लेषण करना आसान होता है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने का सारणीबद्ध रूप पाठ रूप की तुलना में अधिक प्रभावी है और वर्तमान में सूचना प्रौद्योगिकी विशेषज्ञों द्वारा स्वचालन कार्यों पर लागू व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए सक्रिय रूप से उपयोग किया जाता है।

हाल ही में, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने में ग्राफिकल दृष्टिकोणों को गहनता से विकसित और उपयोग किया जाने लगा है। यह माना जाता है कि कंपनी की गतिविधियों के विवरण, विश्लेषण और अनुकूलन से संबंधित समस्याओं को हल करने में ग्राफिकल तरीके सबसे प्रभावी हैं।

यह पता चला कि ग्राफिक्स अच्छे हैं क्योंकि किसी व्यक्ति के दृष्टि क्षेत्र में स्थित ग्राफिक जानकारी उसी समय उसके मस्तिष्क द्वारा समझी जाती है। दूसरा लाभ इस तथ्य के कारण है कि प्रबंधक सही दिमाग वाला व्यक्ति है और छवियों के रूप में सोचता है। वह किसी भी पाठ्य सूचना को छवियों में विघटित कर देता है। जब उन्हें ग्राफिक छवियों के रूप में जानकारी प्रस्तुत की जाती है, तो उनकी विश्लेषण करने और निर्णय लेने की क्षमता काफी बढ़ जाती है। पुस्तक मुख्य रूप से प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए ग्राफिकल दृष्टिकोण पर विचार करेगी, क्योंकि उन्होंने खुद को अच्छी तरह साबित कर दिया है और किसी संगठन की गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए प्रभावी ढंग से उपयोग किया जा सकता है।

चित्र 1.3 "व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के तरीके"

व्यवसाय प्रक्रिया परिवेश का विवरण.

किसी व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करने में पहला कदम उसके वातावरण का वर्णन करना है, जो व्यवसाय प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट के सेट का प्रतिनिधित्व करता है, जो आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों को दर्शाता है। प्रक्रिया के आपूर्तिकर्ता और ग्राहक आंतरिक और बाहरी दोनों हो सकते हैं। आंतरिक आपूर्तिकर्ता और ग्राहक कंपनी के विभाग और कर्मचारी हैं जिनके साथ संबंधित व्यावसायिक प्रक्रिया बातचीत करती है।

आइए निम्नलिखित उदाहरण देखें. व्यावसायिक प्रक्रिया में "कंपनी के कर्मचारियों के लिए एक कर्मचारी की खोज, चयन और प्रवेश", एक विशेष विभाग से आने वाले कर्मचारी के चयन के लिए एक आवेदन, जो इस मामले में प्रक्रिया का एक आंतरिक आपूर्तिकर्ता है, को एक इनपुट के रूप में निर्दिष्ट किया गया था। . प्रक्रिया के आउटपुट के रूप में, एक किराए के कर्मचारी पर विचार किया गया जिसे इस विशेष प्रभाग में भेजा गया है, और इस मामले में, विशेष प्रभाग व्यवसाय प्रक्रिया का एक आंतरिक ग्राहक भी है।

इनपुट, आउटपुट, आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों का वर्णन करके, एक क्षैतिज व्यवसाय प्रक्रिया विवरण आपको व्यवसाय प्रक्रिया और उसकी सीमाओं का अधिक स्पष्ट रूप से वर्णन करने की अनुमति देता है। ऊर्ध्वाधर विवरण की तुलना में यह इसके लाभों में से एक है।

आइए निम्नलिखित उदाहरण देखें. एक कंपनी में, गतिविधियों का एक ऊर्ध्वाधर विवरण किया गया था, जिसके ढांचे के भीतर कंपनी में कार्यान्वित प्रक्रियाओं और कार्यों की एक सूची तैयार की गई थी। इन व्यावसायिक प्रक्रियाओं में एक प्रक्रिया थी जिसे "कमीशनिंग" कहा जाता था। कंपनी में आने वाले नए कर्मचारी काफी समय तक यह नहीं समझ पाए कि यह किस तरह की बिजनेस प्रक्रिया है। एक दिलचस्प तथ्य यह है कि इस संगठन में कई वर्षों तक काम करने वाले कर्मचारियों ने इसकी संरचना को भ्रमित और अलग-अलग तरीकों से समझाया।

किसी गतिविधि के ऊर्ध्वाधर विवरण के लिए, इसे पूरी तरह से प्राकृतिक स्थिति माना जाता है, क्योंकि केवल एक नाम से किसी व्यावसायिक प्रक्रिया को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना संभव नहीं है। जब इस संगठन ने एक क्षैतिज विवरण लागू किया, जिसके अंतर्गत इस प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन किया गया था, तो यह निम्नलिखित निकला। "कमीशनिंग" व्यवसाय प्रक्रिया का इनपुट एक ऑर्डर सेट अनुरोध था, जो आंतरिक प्रक्रिया आपूर्तिकर्ता - बिक्री विभाग से आया था। इस प्रक्रिया का आउटपुट एक पूर्ण ऑर्डर है, जिसका आंतरिक ग्राहक शिपिंग विभाग था, जो तब बाहरी ग्राहक को ऑर्डर वितरित करता था। अब आप अनुमान लगा सकते हैं कि यह व्यवसाय प्रक्रिया "कमीशनिंग" एक ग्राहक के लिए ऑर्डर के चयन से जुड़ी है, जो गोदाम में हुई थी। केवल इनपुट और आउटपुट का विवरण आपको किसी व्यावसायिक प्रक्रिया की सीमाओं का सटीक और विशिष्ट वर्णन करने की अनुमति देता है, और अक्सर जटिल परिस्थितियों में व्यावसायिक प्रक्रियाओं के क्षैतिज विवरण के बिना ऐसा करना लगभग असंभव है।

चित्र 1.4 "व्यावसायिक प्रक्रिया पर्यावरण आरेख"

व्यावसायिक प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट का वर्गीकरण।

किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन करते समय, इसके इनपुट और आउटपुट को दो प्रकारों में विभाजित किया जाना चाहिए: प्राथमिक और माध्यमिक। इस विभाजन के परिणामस्वरूप प्राथमिक और द्वितीयक इनपुट, साथ ही प्राथमिक और द्वितीयक आउटपुट प्राप्त होते हैं।

ऐसा 20 से 80 के पेरेटो सिद्धांत का उल्लंघन न करने के लिए किया जाता है। तथ्य यह है कि जब किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन किया जाता है, तो विभिन्न इनपुट और आउटपुट की संख्या बहुत बड़ी हो जाती है, जिसके परिणामस्वरूप वर्णित पर्यावरण अत्यंत विशाल एवं समृद्ध प्रतीत होता है। इसमें बहुत समय और प्रयास लगता है, जबकि विश्लेषण और निर्णय लेने के लिए कम महत्व की जानकारी बहुत हस्तक्षेप करेगी, जिससे भविष्य में कंपनी की गतिविधियों को अनुकूलित करने में परियोजना की विफलता हो सकती है। आवश्यक को गैर-आवश्यक से अलग करने के लिए, किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के इनपुट और आउटपुट को प्राथमिक और माध्यमिक में विभाजित करने का उपयोग किया जाता है। ऐसा करने के लिए, इस तरह के विभाजन को अंजाम देने के लिए, आपको तालिका 1.1 और उदाहरणों में दी गई निम्नलिखित परिभाषाओं का उपयोग करने की आवश्यकता है।

तालिका 1.1 - "व्यावसायिक प्रक्रिया के प्राथमिक और द्वितीयक इनपुट और आउटपुट की विशेषताएं"

	परिभाषा एवं विशेषताएँ
प्राथमिक आउटपुट	मुख्य परिणाम जिसके लिए एक व्यावसायिक प्रक्रिया मौजूद है। व्यवसाय प्रक्रिया के उद्देश्य और उद्देश्य से निर्धारित होता है।
द्वितीयक आउटपुट	किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का उप-उत्पाद जिसकी द्वितीयक ग्राहकों द्वारा मांग हो सकती है। यह व्यावसायिक प्रक्रिया का मुख्य उद्देश्य नहीं है.
प्राथमिक प्रवेश द्वार	वस्तुओं का एक प्रवाह जो एक व्यावसायिक प्रक्रिया के "लॉन्च" की शुरुआत करता है - एक ग्राहक आदेश, एक खरीद योजना, आदि।
माध्यमिक प्रवेश द्वार	वस्तुओं का प्रवाह जो किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के सामान्य प्रवाह को सुनिश्चित करता है - मानक, नियम, कार्य करने के लिए तंत्र, उपकरण, आदि।

प्राथमिक इनपुट वह इनपुट है जो किसी व्यावसायिक प्रक्रिया की शुरुआत करता है। "कमीशनिंग" व्यवसाय प्रक्रिया के उदाहरण में, ऑर्डर सेट अनुरोध प्राथमिक इनपुट है। इस प्रक्रिया में, ऑर्डर टाइप करते समय, ऑर्डर टाइप करने वाले टाइपिस्ट कंटेनर का उपयोग करते हैं, जो एक इनपुट भी है, लेकिन यह एक द्वितीयक इनपुट है, यह व्यावसायिक प्रक्रिया शुरू नहीं करता है।

किसी व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णन करते समय, आपको प्राथमिक इनपुट के विवरण पर जोर देने और उन्हें दिखाने की आवश्यकता है। आप द्वितीयक इनपुट के बारे में भूल सकते हैं. उन्हें प्रक्रिया के और अधिक विवरण के साथ स्वचालित रूप से वर्णित किया जाएगा, क्योंकि निचले स्तर पर ऐसे ऑपरेशन होंगे जिनके लिए ये इनपुट प्राथमिक हैं।

यही बात निकास पर भी लागू होती है। प्राथमिक आउटपुट वह आउटपुट है जिसके लिए प्रक्रिया मौजूद है। "कमीशनिंग" व्यवसाय प्रक्रिया के उदाहरण में, प्राथमिक आउटपुट एकत्रित ऑर्डर है। इस व्यवसाय प्रक्रिया को निष्पादित करते समय अन्य विकल्प भी थे। यदि एक निश्चित उत्पाद आइटम वाला वेयरहाउस सेल खाली हो जाता है, तो टाइपसेटर ने वेयरहाउस श्रमिकों को सूचित किया, जिनकी ज़िम्मेदारियों में व्यावसायिक प्रक्रिया "रीप्लेनिशिंग सेल" शामिल है। यह जानकारी भी एक आउटपुट है, लेकिन यह आउटपुट "कमीशनिंग" व्यवसाय प्रक्रिया के लिए प्राथमिक नहीं है; यह प्रक्रिया इसके लिए मौजूद नहीं है। अतः यह गौण है।

इस प्राथमिक-माध्यमिक टूलकिट का उपयोग कंपनी की गतिविधियों का वर्णन और अनुकूलन करने के काम को सरल बनाने, तेज करने और गुणवत्ता में सुधार करने के लिए किया जाना चाहिए। इसके प्रयोग का नियम इस प्रकार है. किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन करते समय, इसके प्राथमिक इनपुट और आउटपुट का वर्णन करने पर जोर दिया जाना चाहिए। द्वितीयक इनपुट और आउटपुट को अधिक विस्तृत स्तर पर वर्णित करने की आवश्यकता होती है जब उपप्रक्रियाएं होती हैं जिसके लिए ये इनपुट और आउटपुट प्राथमिक बन जाते हैं।

शीर्ष-स्तरीय व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण.

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने का एक क्लासिक दृष्टिकोण।

किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के वातावरण का वर्णन करने के बाद, इसकी आंतरिक संरचना का वर्णन करने का समय आ गया है। ऊर्ध्वाधर विवरण उस कार्य को दर्शाता है जो व्यवसाय प्रक्रिया को बनाता है। क्षैतिज विवरण चरण में, सामग्री और सूचना प्रवाह सहित गतिविधियों के बीच बातचीत का वर्णन किया जाता है।

वर्तमान में, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए कई दर्जन दृष्टिकोण या मानक हैं - ARIS, IDEF0, आदि। साथ ही, जो लोग व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन और अनुकूलन करने के कौशल में महारत हासिल करना चाहते हैं, उन्हें अक्सर इस सभी विविधता को समझने और बनाने के कठिन कार्य का सामना करना पड़ता है। इस स्थिति में किस मानक का उपयोग किया जाए, इसके बारे में अंतिम निर्णय।

पहली नज़र में व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने की स्पष्ट जटिलता अतिरंजित है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए शास्त्रीय तकनीक, जिसे प्रक्रिया प्रबंधन प्रौद्योगिकियों के जन्म के समय विकसित किया गया था, काफी सरल है और इसमें व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए केवल दो मानक शामिल हैं - डीएफडी और डब्लूएफडी। अधिकांश अन्य आधुनिक मानक, अपने अलग-अलग नामों के बावजूद, दो शास्त्रीय दृष्टिकोण डीएफडी और डब्लूएफडी के छोटे बदलाव और परिवर्धन का प्रतिनिधित्व करते हैं।

शास्त्रीय दृष्टिकोण के अनुसार, डीएफडी मानक, जो डेटा फ्लो आरेख के लिए है, एक डेटा प्रवाह आरेख है जिसका उपयोग शीर्ष-स्तरीय व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए किया जाता है। बदले में, WFD मानक कार्य प्रवाह आरेख के लिए है और एक कार्य प्रवाह आरेख है जिसका उपयोग निचले स्तर की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए किया जाता है। कार्य प्रवाह आरेख का दूसरा नाम है - एल्गोरिथम आरेख।

आइए इन दो मानकों को देखें जो व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए क्लासिक पद्धति बनाते हैं।

डेटा प्रवाह आरेखण - डीएफडी

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए मानक डीएफडी - डेटा फ्लो आरेख को डेटा प्रवाह आरेख के रूप में अनुवादित किया जाता है और इसका उपयोग शीर्ष-स्तरीय प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए किया जाता है।

डेटा प्रवाह आरेख उन गतिविधियों को दिखाता है जो वर्णित व्यावसायिक प्रक्रिया का हिस्सा हैं, और प्रत्येक गतिविधि के इनपुट और आउटपुट को भी दिखाता है। ये इनपुट और आउटपुट सूचना या सामग्री प्रवाह का प्रतिनिधित्व करते हैं। इस मामले में, एक कार्य के आउटपुट दूसरे के लिए इनपुट हो सकते हैं।

व्यवसाय प्रक्रिया परिवेश का वर्णन करते समय जो इनपुट और आउटपुट दिखाए गए थे वे बाहरी हैं। डीएफडी आरेख में बाहरी इनपुट प्रक्रिया प्रदाता के बाहर से आते हैं, और बाहरी आउटपुट प्रक्रिया क्लाइंट के बाहर जाते हैं। किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का डीएफडी आरेख बनाते समय, उन्हें प्रक्रिया पर्यावरण आरेख से डीएफडी आरेख में स्थानांतरित करने की आवश्यकता होती है। व्यावसायिक प्रक्रिया के अंतिम विवरण के लिए, केवल आंतरिक जानकारी और सामग्री प्रवाह का वर्णन करना बाकी है। उनमें से प्रत्येक एक कार्य का आउटपुट है और साथ ही दूसरे के लिए इनपुट है (चित्र 1.5)।

चित्र 1.5 "डेटा प्रवाह आरेख - डीएफडी"

किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का डीएफडी आरेख बनाते समय, आपको यह याद रखना होगा कि यह आरेख सामग्री और सूचना प्रवाह के प्रवाह को दर्शाता है और किसी भी स्थिति में कार्य के समय अनुक्रम की बात नहीं करता है। ज्यादातर मामलों में, कार्य का समय क्रम व्यावसायिक प्रक्रिया में प्रवाह की दिशा से मेल खाता है। सामान्य तौर पर, यह सच नहीं है, क्योंकि चित्र में दिखाए गए उदाहरण के समान मामले भी हो सकते हैं। 1.6.

चित्र 1.6 “समय अनुक्रम बेमेल का उदाहरण

दस्तावेज़ के संचलन का कार्य और दिशा"

इस उदाहरण में, दूसरा कार्य पहले कार्य से पहले चलना शुरू हुआ, लेकिन दस्तावेज़ पहले कार्य से दूसरे कार्य पर चला गया। इसीलिए डीएफडी मानक शीर्ष-स्तरीय व्यावसायिक प्रक्रियाओं या मैक्रो प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए सुविधाजनक है, जिसका वर्णन करते समय, सामान्य तौर पर, कार्य के समय अनुक्रम को इंगित करना असंभव है, क्योंकि सभी कार्य एक साथ किए जाते हैं या अलग-अलग के लिए कई विकल्प होते हैं। अनुक्रम, जो दृष्टि के विभिन्न बिंदुओं पर भी निर्भर हो सकते हैं। आइए चित्र में दिखाई गई व्यावसायिक प्रक्रिया का एक उदाहरण देखें। 1.7.

चित्र 1.7 "उदाहरण शीर्ष-स्तरीय व्यवसाय प्रक्रिया"

यदि कंपनी किसी कार्य योजना का उपयोग करती है<на склад>, फिर इस सवाल पर कि पहले क्या होता है: उत्पादों की खरीद या उनकी बिक्री, दो अलग-अलग स्थितियों के आधार पर दो अलग-अलग उत्तर दिए जा सकते हैं। यदि कोई विशिष्ट उत्पाद स्टॉक में है, तो उसकी बिक्री से अधिक महत्वपूर्ण उसकी खरीद है। यदि, ग्राहक से संपर्क करने पर, स्टॉक में कोई उत्पाद नहीं है और ग्राहक खरीदारी होने तक प्रतीक्षा करने के लिए तैयार है, तो बिक्री प्रक्रिया खरीद से पहले शुरू होती है और बाद में समाप्त होती है। इसलिए, इस व्यावसायिक प्रक्रिया और इसी तरह की प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, डीएफडी मानक का उपयोग करने की सलाह दी जाती है, जो काम के समय अनुक्रम पर ध्यान केंद्रित नहीं करता है।

किसी व्यवसाय प्रक्रिया का डीएफडी आरेख बनाते समय, आपको उन विभागों और पदों को भी दिखाना होगा जो प्रक्रिया का हिस्सा हैं और कार्य के निष्पादन के लिए जिम्मेदार हैं। यह अनुशंसा की जाती है कि प्रत्येक कार्य को एक संख्या या पहचानकर्ता सौंपा जाए, और कार्य का शीर्षक बनाते समय दो नियमों का उपयोग किया जाए।

नियम 1. कार्य के शीर्षक निम्नलिखित सूत्र के अनुसार तैयार किये जाने चाहिए।

कार्य का शीर्षक = क्रिया + वस्तु जिस पर क्रिया की जाती है

उदाहरण के लिए, यदि इस कार्य में उत्पाद बेचने की गतिविधि शामिल है, तो इसे बुलाया जाना चाहिए<Продажа продукции>, और इससे भी बेहतर, निर्दिष्ट करें कि यह किस प्रकार का उत्पाद है। इस मामले में<Продажа>यह एक क्रिया है और<продукция>- वह वस्तु जिस पर विक्रय कार्रवाई की जाती है।

नियम 2. किसी कार्य का शीर्षक तैयार करते समय, आपको एक संक्षिप्त और संक्षिप्त फॉर्मूलेशन का उपयोग करने का प्रयास करना चाहिए, जिससे व्यावसायिक प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लिए आगे के कार्य की दक्षता में वृद्धि होगी। आदर्श विकल्प वह है जब कार्य का शीर्षक 2-3 शब्दों का उपयोग करके तैयार किया गया हो। अंतिम उपाय के रूप में, आपको शीर्षक में 50 से अधिक वर्णों का उपयोग नहीं करने का प्रयास करना चाहिए। जटिल मामलों में, यह भी अनुशंसा की जाती है कि कार्य के प्रत्येक संक्षिप्त शीर्षक के लिए, उसका विस्तृत विवरण बनाएं, जिसे शब्दावली में रखा गया है।

सामग्री और सूचना प्रवाह के नाम तैयार करते समय, आपको समान नियमों का उपयोग करने की भी आवश्यकता होती है। इस मामले में, दूसरे नियम का उपयोग बिना किसी बदलाव के किया जाता है, और पहला नियम निम्नलिखित सूत्र द्वारा तैयार किया जाता है:

थ्रेड का नाम = थ्रेड का प्रतिनिधित्व करने वाली वस्तु + ऑब्जेक्ट की स्थिति

उदाहरण के लिए, यदि हम उन उत्पादों के बारे में बात कर रहे हैं जो किसी ग्राहक को भेजे गए थे, तो यह प्रवाह निम्नानुसार तैयार किया जाना चाहिए -<Продукция, отгруженная>या<Продукция, отгруженная клиенту>. इस मामले में<Продукция>एक थ्रेड का प्रतिनिधित्व करने वाली वस्तु है, और<отгруженная клиенту>- वस्तु स्थिति.

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक नेटवर्क बनाना।

किसी संगठन की गतिविधियों का वर्णन और अनुकूलन करने के लिए एक परियोजना में, उच्चतम स्तर पर - समग्र रूप से कंपनी के स्तर पर एक डीएफडी आरेख विकसित करने की सलाह दी जाती है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान करते समय, एक व्यवसाय प्रक्रिया वृक्ष विकसित किया जाता है, जिसमें प्रक्रियाओं को बुनियादी, समर्थन और प्रबंधन में वर्गीकृत किया जाता है। इस वर्गीकरण का मुख्य उद्देश्य प्रक्रियाओं की पहचान करने के काम को सुविधाजनक बनाना, महत्वपूर्ण प्रक्रियाओं के छूटने की संभावना को कम करना है, साथ ही छोटे समूहों में विभाजित चयनित व्यावसायिक प्रक्रियाओं का दृश्य प्रतिनिधित्व करना है।

किसी कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का एक अन्य दृश्य प्रतिनिधित्व एक प्रक्रिया नेटवर्क है, जो पेड़ बनाने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं के आधार पर निर्मित डीएफडी आरेख का प्रतिनिधित्व करता है।

व्यावसायिक प्रक्रिया वातावरण का निर्माण करते समय, इनपुट और आउटपुट का वर्णन किया गया था। प्रत्येक व्यावसायिक प्रक्रिया का इनपुट और आउटपुट क्रमशः किसी अन्य व्यावसायिक प्रक्रिया या बाहरी इकाई के लिए आउटपुट और इनपुट होता है जिसके साथ संगठन बातचीत करता है। पेड़ बनाने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाओं के बीच की बातचीत को प्रक्रियाओं के नेटवर्क का उपयोग करके दिखाया गया है (चित्र 1.8)।

चित्र 1.8 "व्यवसाय प्रक्रिया नेटवर्क का विकास"

मॉडल को अव्यवस्थित न करने के लिए प्रक्रिया नेटवर्क पर व्यावसायिक प्रक्रियाओं के पदानुक्रमित कनेक्शन और वर्गीकरण नहीं दिखाए जाते हैं। एक बिजनेस प्रोसेस ट्री के विपरीत, एक प्रोसेस नेटवर्क संगठन की गतिविधियों का अधिक संपूर्ण प्रणालीगत दृश्य प्रदान करता है, क्योंकि यह आपको न केवल संगठन के तत्वों को दिखाने की अनुमति देता है, बल्कि उनके बीच की बातचीत को भी दिखाने की अनुमति देता है। इसके अलावा, प्रक्रियाओं का नेटवर्क यह सुनिश्चित करता है कि संगठन की गतिविधियों के विकसित मॉडल की अखंडता, व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान करने और उनके वातावरण का वर्णन करने की शुद्धता की जाँच की जाती है। यदि व्यावसायिक प्रक्रियाओं में से किसी एक का आउटपुट, उदाहरण के लिए एक दस्तावेज़, कहीं और उपयोग नहीं किया जाता है, अर्थात, यह किसी अन्य व्यावसायिक प्रक्रिया या बाहरी इकाई के लिए इनपुट नहीं है, तो इसका मतलब निम्नलिखित है। सबसे पहले, व्यवसाय प्रक्रिया का वर्णित आउटपुट या तो गलत है या अनावश्यक है। अन्यथा, आपको एक व्यावसायिक प्रक्रिया ढूंढनी होगी जिसके लिए यह आउटपुट एक इनपुट है और इस व्यावसायिक प्रक्रिया के लिए पर्यावरण आरेख को संशोधित करना होगा।

व्यवहार में, एक प्रक्रिया नेटवर्क को अक्सर नेटवर्क या व्यावसायिक प्रक्रिया इंटरैक्शन आरेख के रूप में जाना जाता है। प्रोसेस नेटवर्क और क्लासिक डीएफडी आरेख के बीच अंतर यह है कि नेटवर्क को उन बाहरी संस्थाओं को दिखाने की आवश्यकता होती है जिनके साथ कंपनी की व्यावसायिक प्रक्रियाएं बातचीत करती हैं - ग्राहक, आपूर्तिकर्ता, बैंक, आदि। चित्र में। चित्र 1.9 एक विनिर्माण कंपनी के लिए व्यवसाय प्रक्रिया नेटवर्क का एक उदाहरण दिखाता है।

चित्र 1.9 "बिजनेस प्रोसेस नेटवर्क का उदाहरण"

निचले स्तर की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विवरण.

व्यवसाय प्रक्रिया का विघटन.

किसी व्यवसाय प्रक्रिया का डीएफडी आरेख बनाते समय, आपको "7" नियम का उपयोग करना चाहिए, जिसके अनुसार आपको अमूर्तता और विवरण का एक स्तर चुनना होगा, जिस पर व्यवसाय प्रक्रिया आरेख में औसतन सात गतिविधियाँ शामिल होंगी। अधिक विवरण के उपयोग और, तदनुसार, कार्यों की संख्या से योजना की गंभीर जटिलता हो जाएगी और व्यावसायिक प्रक्रिया का गुणात्मक विश्लेषण करने की संभावना कम हो जाएगी। यह, बदले में, इस तथ्य के कारण है कि एक व्यक्ति सात से अधिक विभिन्न वस्तुओं के साथ प्रभावी ढंग से काम नहीं कर सकता है। व्यवसाय प्रक्रिया आरेख पर कम विवरण और कम संख्या में कार्यों का उपयोग करने से यह तथ्य सामने आएगा कि इस उद्देश्य के लिए कार्य काफी बड़ा होगा और इससे उनके गुणात्मक विश्लेषण और अनुकूलन को पूरा करने की संभावना भी कम हो जाएगी।

यदि किसी व्यावसायिक प्रक्रिया को अनुकूलित करने के लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए अधिक विवरण की आवश्यकता है, तो यह प्रक्रिया को बनाने वाले कार्य के अपघटन के माध्यम से किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, प्रक्रिया के प्रत्येक या कुछ कार्य को एक उपप्रक्रिया के रूप में माना जाता है और एक अलग दूसरे स्तर की व्यावसायिक प्रक्रिया आरेख (चित्र 1.10) के रूप में वर्णित किया जाता है।

विकसित दूसरे स्तर के आरेख के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने के शास्त्रीय दृष्टिकोण के साथ, कार्य के स्तर और वैश्विकता के आधार पर, डीएफडी और डब्लूएफडी दोनों विवरण प्रारूपों का उपयोग किया जा सकता है। यदि कार्य वैश्विक है और छोटे कार्यों के समय अनुक्रम के रूप में प्रस्तुत नहीं किया जा सकता है, तो इसके विवरण के लिए डीएफडी मानक का उपयोग किया जाता है। अन्यथा, WFD मॉडल का उपयोग करके कार्य का वर्णन करना उचित है।

यदि आवश्यक हो, तो दूसरे स्तर के प्रक्रिया आरेख पर काम को तीसरे स्तर के व्यापार प्रक्रिया आरेख आदि में विघटित किया जा सकता है। किसी व्यावसायिक प्रक्रिया का विघटन तब तक जारी रहना चाहिए जब तक कि उसके विवरण के उद्देश्य प्राप्त न हो जाएँ। इस मामले में, नेस्टेड प्रक्रिया या उपप्रक्रिया की अवधारणाओं का उपयोग करना सुविधाजनक है। चित्र में. कार्य 3 का 1.9 प्रक्रिया आरेख एक शीर्ष-स्तरीय प्रक्रिया की एक नेस्टेड प्रक्रिया या उपप्रक्रिया है। इसी प्रकार, कार्य प्रवाह आरेख 3.1 और 3.4 दूसरे स्तर की प्रक्रिया की नेस्टेड प्रक्रियाएं या उप-प्रक्रियाएं हैं।

परिणामस्वरूप, एक व्यावसायिक प्रक्रिया का विवरण DFD और WFD आरेखों का एक पदानुक्रमित क्रमबद्ध सेट है, जिसमें शीर्ष-स्तरीय आरेख निचले-स्तर के आरेखों को संदर्भित करते हैं। इस मामले में, उच्च स्तर पर उपयोग किए जाने वाले डीएफडी आरेख विघटित हो जाते हैं या उन्हें डीएफडी और डब्ल्यूएफडी आरेख के रूप में संदर्भित किया जाता है। निचले स्तरों पर उपयोग किए जाने वाले WFD स्कीमा केवल WFD स्कीमा द्वारा विघटित या संदर्भित होते हैं

कार्य प्रवाह आरेख का निर्माण - डब्ल्यूएफडी

निचले स्तर की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते समय, थोड़े अलग प्रक्रिया आरेखों का उपयोग किया जाता है, जिन्हें WFD - वर्क फ़्लो आरेख कहा जाता है, जो कार्य प्रवाह आरेख के रूप में अनुवादित होता है। इस आरेख पर अतिरिक्त वस्तुएं दिखाई देती हैं जिनकी सहायता से प्रक्रिया का वर्णन किया जाता है: तार्किक ऑपरेटर, प्रक्रिया की शुरुआत और अंत की घटनाएं, साथ ही समय विलंब दिखाने वाले तत्व (चित्र 1.11)।

तार्किक ऑपरेटरों की मदद से, जिन्हें निर्णय ब्लॉक भी कहा जाता है, वे प्रक्रिया में होने वाले विकल्पों को दिखाते हैं, यह दिखाया जाता है कि किन मामलों में प्रक्रिया एक तकनीक का उपयोग करके आगे बढ़ती है, और किन मामलों में दूसरी तकनीक का उपयोग करके। उदाहरण के लिए, इन तत्वों का उपयोग करके, आप ऐसी स्थिति का वर्णन कर सकते हैं जहां एक अनुबंध जिसका मूल्य एक निश्चित राशि से कम है, पर कर्मचारियों के एक समूह द्वारा सहमति व्यक्त की जाती है, और अधिक जटिल तकनीक, श्रृंखला का उपयोग करके उच्च मूल्य वाले अनुबंध पर सहमति व्यक्त की जाती है। जिसमें बड़ी संख्या में कर्मचारी शामिल हैं।

प्रक्रिया प्रारंभ और प्रक्रिया समाप्ति की घटनाएं तब दिखाई देती हैं जब कोई प्रक्रिया प्रारंभ और समाप्त होती है। सख्ती से औपचारिक व्यावसायिक प्रक्रियाओं, जैसे बजटिंग, के लिए कार्यक्रम समय हो सकते हैं।

ऐसे मामलों में जहां किसी व्यवसाय प्रक्रिया का विवरण उसके आगे के समय अनुकूलन के उद्देश्य से किया जाता है, समय विलंब तत्वों का उपयोग किया जाता है, जो उन स्थानों को दिखाते हैं जहां क्रमिक रूप से निष्पादित कार्य के बीच समय अंतराल होता है। इस मामले में, अगला कार्य पिछले कार्य के पूरा होने के कुछ समय बाद ही शुरू होता है।

क्लासिक डब्लूएफडी दृष्टिकोण में, दस्तावेज़ इस आरेख पर नहीं दिखाए जाते हैं; इन आरेखों का उपयोग निचले स्तर की प्रक्रियाओं का वर्णन करने के लिए किया जाता है जिनमें विस्तृत कार्य होते हैं, और जिनके नाम से यह स्पष्ट होता है कि इनपुट क्या है और आउटपुट क्या है।

चित्र 1.11 "कार्य प्रवाह आरेख - डब्ल्यूएफडी"

डब्लूएफडी आरेख की एक विशिष्ट विशेषता यह है कि किसी व्यावसायिक प्रक्रिया के संचालन के बीच के तीर वस्तुओं के प्रवाह (सूचना और सामग्री) को नहीं दर्शाते हैं, बल्कि प्रवाह या कार्य के समय अनुक्रम को दर्शाते हैं।

तो, दो क्लासिक योजनाओं डीएफडी और डब्लूएफडी का उपयोग करके, आप कंपनी की सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विस्तार से वर्णन कर सकते हैं।

व्यवसाय प्रक्रिया का आधार, व्यवसाय के सार की तरह, कार्यों का अनुकूलन है ताकि मुनाफा अधिकतम हो। वित्तीय लाभ प्राप्त करने के लिए, मूल्य बनाने और बढ़ावा देने के लिए प्रभावी तरीकों, उचित और तार्किक प्रणालियों और अनुक्रमों को लागू करना आवश्यक है, जिसके लिए बाजार में मांग काफी अधिक होगी। यदि आप वर्तमान प्रकार की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को लागू करते हैं तो सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त किए जा सकते हैं। हालाँकि, कठिनाइयाँ अक्सर तब शुरू होती हैं जब सभी मुख्य प्रक्रियाएँ पहले ही पूरी तरह से औपचारिक हो चुकी होती हैं, लेकिन कंपनी को अपने कामकाजी दृष्टिकोण को अद्यतन करने की आवश्यकता होती है। आपको कठिनाइयों के सामने रुकना नहीं चाहिए: व्यावसायिक गतिविधियों को अद्यतन करने और उन्हें बनाने वाले चरणों में सुधार करने के लिए लगातार काम करना महत्वपूर्ण है। केवल वित्तीय व्यावसायिक प्रक्रियाओं के उद्यम की गतिविधि के सहसंबंधी क्षेत्रों का उपयोग सर्वोत्तम परिणाम प्राप्त करने में मदद करेगा।

नये मूल्यों का निर्माण

व्यवसाय प्रक्रिया का सार, जो किसी भी कंपनी के लिए मौलिक है, यह है: एक उत्पाद विकसित किया जाता है, इच्छुक दर्शकों के बीच प्रचारित किया जाता है, और बिक्री के बाद सेवा के माध्यम से समर्थित किया जाता है। ऐसे कार्य का विचार ग्राहक के लिए महत्वपूर्ण मूल्य बनाना है। इस मामले में, मूल्य की गणना वस्तु के माध्यम से प्राप्त लाभों और उस तक पहुंच प्राप्त करने से जुड़ी लागतों के अनुपात के रूप में की जा सकती है।

जब कोई व्यक्ति अपने निपटान में कोई सेवा या उत्पाद प्राप्त करता है, तो वह मूल्यांकन करता है कि उस पर कितना पैसा खर्च हुआ, कितना समय खर्च हुआ, साथ ही अन्य संसाधन, यदि कोई हों। वास्तव में, इन मूल्यों का आदान-प्रदान किसी सेवा या उत्पाद के लिए किया जाता है। व्यवसाय प्रक्रिया की संरचना को अनुकूलित करने का उद्देश्य ग्राहक की ओर से लागत और बलिदान को कम करना है। साथ ही, ऐसी प्रक्रियाओं का प्रबंधन और फीडबैक के माध्यम से प्राप्त जानकारी को ध्यान में रखते हुए, यदि सही ढंग से किया जाए, तो मूल्य में वृद्धि होनी चाहिए। किसी कंपनी की दक्षता (जिससे व्यवसाय प्रक्रिया उपकरण का आकलन किया जा सकता है) की गणना इस बात की तुलना करके की जा सकती है कि किसी ग्राहक को पहले की तुलना में अब सेवा प्राप्त करने के लिए कितने कम संसाधनों की आवश्यकता है।

वितरण और ग्राहक मूल्य

किसी उत्पाद के उत्पादन, उसकी बिक्री और समर्थन सहित व्यावसायिक प्रक्रिया के वर्णित उदाहरण को निचले स्तर के अनुक्रमों में विभाजित किया जा सकता है जो प्रत्येक बिंदु पर अलग से विचार करते हैं। कंपनी के काम के तर्क को समझने के लिए ऐसी नेस्टेड श्रेणियां महत्वपूर्ण हैं; यह उनके माध्यम से है कि उद्यम की आर्थिक गतिविधि को अनुकूलित किया जाता है।

कंपनी के लिए बेहद महत्वपूर्ण तत्वों में से एक आपूर्ति श्रृंखला है। उदाहरण के लिए, एक व्यावसायिक प्रक्रिया को सामग्री के अधिग्रहण, विनिर्माण प्रक्रिया और पूरे नेटवर्क में बिक्री के लिए तैयार माल के वितरण के अनुक्रम के रूप में संरचित किया जा सकता है। उपरोक्त को ध्यान में रखते हुए, यह स्पष्ट हो जाता है कि डिलीवरी केवल कुछ वस्तुओं का परिवहन नहीं है, बल्कि एक तत्व भी है जो अंतिम ग्राहक के लिए उत्पादों और सेवाओं का मूल्य बनाता है। इस व्यवसाय प्रक्रिया के लिए, चरणों को लॉजिस्टिक्स से स्मार्ट दृष्टिकोण के माध्यम से अनुकूलित किया जाना चाहिए, जो अनुक्रम में सभी लिंक को सिंक्रनाइज़ करने में मदद करता है।

क्या यह इतना आसान है?

साथ ही, ग्राहक के लिए उत्पाद का मूल्य व्यवसायी की आम जनता को यह समझाने की क्षमता से भी बनता है कि खरीदार को उसके उत्पाद की आवश्यकता क्यों है। उदाहरण के लिए, यह व्यवसाय प्रक्रिया भी उतनी सरल नहीं है जितनी लगती है; इसे कई क्रमिक चरणों में विभाजित किया जा सकता है। कार्यान्वयन करते समय, आपको एक विपणक की सहायता की आवश्यकता होगी जो संभावित दर्शकों के बीच ब्रांड के बारे में सकारात्मक दृष्टिकोण बनाने के लिए इस तरह से ध्यान आकर्षित करने के लिए एक अभियान के लिए विचार तैयार करने में सक्षम हो।

उदाहरण के तौर पर दी गई सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सही कार्यान्वयन संगठन के लाभ को अधिकतम करने, व्यावसायिक गतिविधियों की दक्षता बढ़ाने और अपने प्रतिस्पर्धियों के खिलाफ कंपनी की स्थिति में सुधार करने में मदद करता है। यह समझना आवश्यक है कि "पथ में प्रवेश" योजना के कार्यान्वयन के साथ आने वाली लागतों की गणना से पहले होता है। कंपनी के पास संसाधन होने चाहिए, नवीनतम बाज़ार आवश्यकताओं के अनुरूप व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली विकसित करनी चाहिए और क्षमताओं का विस्तार करना चाहिए।

अवसर कुंजी है

लगभग समान संसाधनों वाले दो अलग-अलग संगठन पूरी तरह से अलग-अलग उत्पाद तैयार कर सकते हैं, भले ही फर्मों के भीतर व्यावसायिक प्रक्रियाओं में कुछ समानताएँ हों। यह उन क्षमताओं के कारण है जो एक कानूनी इकाई के पास होती हैं। इस शब्द को आमतौर पर एक उद्यमी की यह समझने की क्षमता के रूप में समझा जाता है कि व्यावसायिक प्रक्रियाओं के प्रबंधन में सुधार कैसे किया जाए, उत्पाद की गुणवत्ता में सुधार कैसे किया जाए, उत्पादन लागत को कम किया जाए और त्रुटियों की संभावना को कम किया जाए। इससे प्रतिस्पर्धी कंपनियों की प्रचुरता के बावजूद, संगठन को बाज़ार में अलग दिखने में मदद मिलती है।

किसी कंपनी के पास जितने अधिक अवसर होते हैं, उतनी ही बेहतर प्रबंधन और लॉजिस्टिक्स प्रक्रियाएं आमतौर पर व्यवस्थित होती हैं, जो एक चक्र बनाती है: पदों का विचारशील नियंत्रण और संचलन व्यावसायिक गतिविधियों को अनुकूलित करने के लिए नए अवसरों और सुधारों को पहचानने और लागू करने के लिए अच्छी शुरुआती स्थितियां प्रदान करता है।

सबसे महत्वपूर्ण विशेषताएं

जब व्यवसाय प्रक्रियाओं की मॉडलिंग की जाती है जो डिलीवरी और खरीदार के लिए मूल्य के निर्माण पर विचार करती है, तो ग्राहक को जिस प्रकार के उत्पाद की आवश्यकता होती है उसे बनाने की क्षमता पर विशेष ध्यान दिया जाता है। एंटरप्राइज़ विशेषज्ञों को अद्वितीय आइटम बनाने चाहिए जिनमें ऐसी विशेषताएं हों जो ग्राहकों के लिए उपयुक्त हों। ऐसा करने के लिए, आपको बाज़ार का विश्लेषण करने, न केवल मौजूदा रुझानों की पहचान करने, बल्कि डिजाइनरों को सही तकनीकी विशिष्टताएं देने के लिए निकट भविष्य में बदलावों की भविष्यवाणी करने की भी आवश्यकता है। किसी भी बदलाव को "तत्काल" आत्मसात किया जाना चाहिए; तभी कंपनी अत्यधिक प्रतिस्पर्धी होगी और खुद को नुकसान पहुंचाए बिना बदलती परिस्थितियों के अनुकूल बनेगी।

ग्राहक को क्या चाहिए, इसका विश्लेषण करने से जुड़ी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को मॉडल करने के लिए, आप स्वचालित टूल और सिस्टम का सहारा ले सकते हैं। अक्सर, जानकारी चार्ट और ग्राफ़ के रूप में प्रस्तुत की जाती है, जो डेटा को अधिक दृश्यमान बनाती है। इस तरह से संरचित जानकारी के आधार पर, कोई भी सही ढंग से निष्कर्ष निकाल सकता है कि बाजार को अब क्या चाहिए, क्या रुझान प्रचलित हैं, कल क्या मांग होगी, "लहर के शिखर पर" होने के लिए आज क्या काम शुरू करने की आवश्यकता है " भविष्य में।

उत्पाद विकास

आप उत्पाद विकास की व्यावसायिक प्रक्रिया का निम्नलिखित विवरण दे सकते हैं: अवधारणा निर्माण, उत्पादन चक्र, माल के परीक्षण बैच की रिहाई। श्रृंखला को लागू करने के लिए दो विकल्पों का उपयोग किया जाता है: लचीला, पारंपरिक। वे विकास के चरणों से गुजरने के तरीके में एक-दूसरे से भिन्न होते हैं, और प्रोटोटाइप और विचारों की संख्या से उनका मूल्यांकन किया जाता है।

व्यवसाय प्रक्रिया का अधिक संपूर्ण विवरण इस प्रकार है:

• अवधारणा निर्माण;
• एक डिज़ाइन समाधान का विकास;
• प्रोटोटाइपिंग;
• उत्पादन;
• विपणन अभियान;
• सेवाएँ।

उद्यम लचीलापन

व्यावसायिक प्रक्रिया की अवधारणा ही किसी उत्पाद से जुड़े संचालन की सुव्यवस्थितता को मानती है। वर्तमान में, बाजार सचमुच सॉफ्टवेयर सिस्टम से भरा हुआ है जो उच्च स्तर के स्वचालन के साथ किसी भी कंपनी के काम को व्यवस्थित करने की अनुमति देता है। यदि संगठन में सैकड़ों लोग हैं जो एक-दूसरे के साथ बातचीत करने के लिए मजबूर हैं तो सही कार्य प्रक्रिया स्थापित करना असंभव है। साथ ही, लचीला हुए बिना बाजार में सफल होना असंभव है।

जब वे किसी कानूनी इकाई के संबंध में लचीलेपन के बारे में बात करते हैं, तो वे बाजार की स्थिति में तेजी से और अप्रत्याशित रूप से बदलाव होने पर कंपनी की अनुकूलन करने की क्षमता मानते हैं। किसी उद्यम के भीतर सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को इस तरह से डिबग करना कि, उच्च दक्षता बनाए रखते हुए, संगठन लचीला बना रहे, आपको सफलता प्राप्त करने की अनुमति देगा, साथ ही इसके लिए एक-दूसरे के विपरीत उपायों की आवश्यकता होती है। इस प्रकार, यदि सभी प्रक्रियाएं एक स्वचालित प्रणाली के माध्यम से स्पष्ट, सटीक और अपरिवर्तनीय रूप से स्थापित की जाती हैं, तो दक्षता उच्चतम होती है, लेकिन यह लचीलेपन को नकारात्मक रूप से प्रभावित करती है। यह विपरीत दिशा में भी सत्य है। हमारे समय में व्यवसाय निर्माण के सबसे आधुनिक स्कूल सही दृष्टिकोण विकसित कर रहे हैं जो हमें एक "सुनहरा मतलब" खोजने की अनुमति देगा जब कोई कंपनी लचीलेपन को बनाए रखते हुए प्रभावी व्यावसायिक गतिविधियों को स्थापित कर सके। हालाँकि, यह स्पष्ट है कि इसे प्रक्रियाओं को बदलकर हासिल किया जा सकता है, और किसी उद्यम की संरचना बनाते समय ऐसे अवसर को शामिल करना आवश्यक है।

सार को कायम रखते हुए परिवर्तन करें

जैसा कि परिभाषा से देखा जा सकता है, एक व्यावसायिक प्रक्रिया घटनाओं का एक क्रम है, जिसके परिणामस्वरूप उपयोगकर्ता को एक सेवा या उत्पाद पेश किया जाता है। ग्राहक को हमेशा जो चाहिए वह पाने के लिए, आपको कंपनी की संरचना को बदलने के लिए तैयार रहना चाहिए। कई मायनों में, यह उद्यम के प्रत्येक कर्मचारी की एक निश्चित समस्या को हल करने पर लगातार काम करने की क्षमता पर निर्भर करता है। कर्मचारियों को संगठन की गतिविधियों से संबंधित हर चीज़ के कारणों और परिणामों के बारे में पता होना आवश्यक है। यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी परिचालन प्रदर्शन में सुधार करने में रुचि रखते हैं, फिर वे सामूहिक रूप से कार्य के लिए सबसे प्रभावी दृष्टिकोण की तलाश करेंगे।

यदि आप उत्पाद में कुछ बदलाव करते हैं, तो इससे आपूर्तिकर्ताओं और वितरकों के काम में समायोजन करना पड़ सकता है; ग्राहक पहले की तुलना में अलग प्रतिक्रिया दे सकते हैं। यह किस कारण से वैसा ही बन जाता है जैसा कि यह है, और उत्पाद से जुड़ी सभी प्रक्रियाएं कैसे बदल जाती हैं? कर्मियों को ऐसे मुद्दों पर काम करना चाहिए, जानकारी के परिचालन स्तर का विस्तार करना चाहिए जिसे प्रबंधक प्रबंधन निर्णय लेने में लागू करते हैं। किसी उद्यम का विकास काफी हद तक आपूर्ति श्रृंखला की बातचीत के पहलुओं सहित विविध विश्लेषण को व्यवस्थित करने की क्षमता पर आधारित होता है। यदि विकसित सर्वोत्तम विचारों को जीवन में लाया जाता है, तो इससे व्यावसायिक गतिविधियों की दक्षता में सुधार होगा और कंपनी का लचीलापन बढ़ेगा, जिससे बाजार में उसकी स्थिति मजबूत होगी।

बाजार दिशा तय करता है

यदि कोई कंपनी सफलता के लिए प्रयास करती है, तो उसे व्यावसायिक प्रक्रियाओं को समायोजित करने में सक्षम होना चाहिए ताकि परिणामी उत्पाद ग्राहकों की अपेक्षाओं और बाजार की आवश्यकताओं को पूरा कर सके। यह समझना आवश्यक है कि खरीदार किन मूल्यों में रुचि रखते हैं; यह पहले से ही अवधारणा निर्माण चरण में, उत्पाद में जो आवश्यक है उसे डालने की अनुमति देगा, जिसे बाद में बड़े पैमाने पर उत्पादन के लिए भेजा जाएगा। साथ ही, उत्पाद या सेवा को उपभोक्ता की अपेक्षाओं के अनुरूप निष्पादित किया जाना चाहिए, जबकि मूल्यों के प्रावधान में त्रुटियां निम्न गुणवत्ता का संकेतक बन जाती हैं।

किसी भी विफलता पर समय रहते ध्यान दिया जाना चाहिए और यदि संभव हो तो उनकी घटना को रोकने के लिए उपाय किए जाने चाहिए। कार्य के इस चरण में नमूनाकरण सबसे प्रभावी उपकरण है। एक प्रक्रिया के रूप में मूल्य सृजन को चरणों में विभाजित किया जाता है, उनमें से प्रत्येक को मापा जाता है, और फिर निर्मित उत्पादों के संकेतकों की तुलना की जाती है, जो हमें दोषपूर्ण उत्पाद की घटना की आवृत्ति का अनुमान लगाने की अनुमति देता है। यदि संकेतक सामान्य सीमा के भीतर हैं, तो कार्य प्रक्रिया पर्याप्त है, अन्यथा तत्काल कारण की तलाश करना आवश्यक है, और जैसे ही इसका पता चलता है, समस्या को खत्म करने के लिए विचार पेश करें। प्रक्रिया के बारे में जितना संभव हो उतना डेटा एकत्र करने के लिए, आपको विभिन्न स्रोतों का उपयोग करने की आवश्यकता है। ये बयान हैं, विभिन्न ग्राहकों द्वारा लिखी गई शिकायतें हैं, उत्पाद पर प्रतिक्रिया देने वाले भागीदार हैं, विश्लेषण तैयार करने वाले आंतरिक विभाग हैं। प्राप्त जानकारी की सही व्याख्या मौजूदा व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अनुकूलन और विकास के लिए एक कार्यशील विचार उत्पन्न करने में मदद करेगी।

क्या इसे लागू करना संभव होगा?

कार्य प्रक्रिया में सुधार की आविष्कृत पद्धति को लागू करने के लिए उद्यम के पास हमेशा पर्याप्त संसाधन नहीं होते हैं। सामान्य तौर पर, व्यावसायिक गतिविधियों में समायोजन और व्यावसायिक प्रक्रियाओं में शामिल विभिन्न संचालन सूचना आधार, अवधारणाओं और क्षमताओं की उपलब्धता से निर्धारित होते हैं। यदि कोई कंपनी बाजार में नई स्थिति हासिल करने की अपनी संभावनाओं को बेहतर बनाने का प्रयास कर रही है, तो उत्पादन में सुधार के सिद्धांतों को वास्तविकता में बदलना शायद कोई आसान काम नहीं होगा। अवसरों के अभाव में, कंपनी के पास उत्पाद में सुधार करने और अधिक स्थिर स्थिति और ग्राहकों का प्यार हासिल करने की बहुत कम संभावना है।

उत्पादन प्रक्रिया को यथासंभव कुशलतापूर्वक स्थापित करने के लिए, यह सुनिश्चित करने के लिए कि आपको अपनी योजनाओं को लागू करने का अवसर मिले, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि उद्यम के भीतर सभी प्रक्रियाएं वर्तमान में कैसे काम करती हैं। विशेष नियम, मेट्रिक्स, संकेतकों पर डेटा, जिसके माध्यम से स्थिति की निगरानी की जाती है और परिणामों का विश्लेषण किया जाता है, बचाव में आते हैं। सबसे बड़ी सफलता उन उद्यमों द्वारा प्राप्त की जाती है जिनके पास सूचना उपकरण और स्वचालित प्रणालियाँ हैं।

मानवीय क्षमता - योग्य कर्मियों का होना भी उतना ही महत्वपूर्ण है जो अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एकजुट हो सकें। एक अन्य महत्वपूर्ण बिंदु दक्षता है. जैसे ही यह स्पष्ट हो जाता है कि परिवर्तनों की आवश्यकता है, उन्हें जल्द से जल्द योजना बनाना और लागू करना और ऑपरेशन के परिणाम को मापना आवश्यक है। अन्यथा, घटना में देर हो जाएगी और स्थिति को या तो बचाया नहीं जा सकेगा, या नई तकनीकों का उपयोग करना संभव होगा जिन्हें अभी भी आविष्कार करने की आवश्यकता है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर दक्षता, सामंजस्य और अधिकतम नियंत्रण उद्यम को बाजार में स्थिर स्थिति बनाए रखते हुए बदलने में सक्षम बनाता है।

एक व्यावसायिक प्रक्रिया के रूप में वितरण

कुछ हद तक, यह एक व्यावसायिक प्रक्रिया का सबसे स्पष्ट उदाहरण है, जो इतना बड़ा है कि विचार करना दिलचस्प है, साथ ही, इसके कई चरण एक नौसिखिया उद्यमी के लिए भी सहज हैं। यह स्पष्ट रूप से समझना आवश्यक है कि उच्च गुणवत्ता वाली डिलीवरी व्यवसाय प्रक्रिया को डिबग करना किसी कंपनी की बाजार में प्रतिद्वंद्वियों के साथ प्रतिस्पर्धा करने की क्षमता की कुंजी है। श्रृंखला को उस क्षेत्र को ध्यान में रखते हुए उचित रूप से डिज़ाइन किया जाना चाहिए जिसमें कंपनी सेवाएं प्रदान करती है या सामान का उत्पादन करती है।

लॉजिस्टिक्स प्रबंधन उपभोग्य सामग्रियों की डिलीवरी, उत्पाद का निर्माण, नेटवर्क के माध्यम से वितरण और ग्राहक द्वारा खरीदे गए उत्पाद की बाद की सर्विसिंग है। ऐसी व्यवसाय प्रक्रिया का मुख्य विचार व्यवसाय संचालन की दक्षता में वृद्धि करना है, जबकि उत्पाद या सेवा को स्थिति के मूल्य के संदर्भ में ग्राहक की अपेक्षाओं को पूरी तरह से पूरा करना चाहिए। इसे प्राप्त करने के लिए, आपूर्ति की संरचना करना और आंतरिक संचार की गुणवत्ता सुनिश्चित करना आवश्यक है। अक्सर व्यावसायिक प्रक्रिया को बनाने वाली श्रृंखला के कुछ तत्वों पर फिर से काम करना आवश्यक होता है, या कार्य कुशलता में सुधार के लिए इसे पूरी तरह से बदलना आवश्यक होता है।

कहाँ से शुरू करें?

एक उदाहरण के रूप में मानी जाने वाली व्यावसायिक प्रक्रिया को समायोजित करने का पहला चरण टोपोलॉजी पर काम करना है, जिसमें अनुक्रम के मुख्य नोड्स की पहचान करना और उनके मापदंडों का निर्धारण करना शामिल है। यहां बहुत कुछ इस बात पर निर्भर करता है कि उद्यम किस बाजार की ओर उन्मुख है और संगठन का प्रबंधन अपने लिए क्या लक्ष्य निर्धारित करता है। यह सोचना आवश्यक है कि स्टॉक को स्टोर करना सबसे अधिक लाभदायक कहां है, उनसे जुड़ी प्रक्रियाओं को कैसे औपचारिक बनाया जाए, साथ ही एक परिवहन नीति तैयार की जाए, प्रतिपक्षों का चयन करें, मार्गों की गणना करें, सहयोग योजनाएं जो प्रक्रिया को अनुकूलित करने में मदद करेंगी।

तो मुझे क्या करना चाहिए?

उत्पाद प्राप्त करने में तीन मुख्य रणनीतियाँ शामिल हैं। पहले विकल्प में उत्पादन प्रक्रियाओं की योजना बनाना शामिल है, और ऐसी रणनीति के ढांचे के भीतर, यह गणना की जाती है कि कितनी इन्वेंट्री की आवश्यकता है, और उन्हें पहले से गोदाम में लाया जाता है। दूसरा विकल्प यह है कि आपूर्तिकर्ता से सीधे उतनी सामग्री खरीदी जाए जितनी ग्राहक द्वारा ऑर्डर किए गए उत्पाद के निर्माण के लिए आवश्यक हो।

सबसे उन्नत दृष्टिकोण बौद्धिक है, जिसमें वर्णित दोनों का संयोजन शामिल है। यदि लॉजिस्टिक्स व्यवसाय प्रक्रिया में सटीक रूप से इसका उपयोग शामिल होता है, तो गोदामों में हमेशा सामग्री का कुछ अपेक्षाकृत छोटा स्टॉक होता है, और यह मात्रा कभी भी शून्य नहीं होती है। कार्य के लिए आपूर्ति और आदेश विभाग से जुड़े सभी कर्मचारियों से त्वरित, स्पष्ट प्रतिक्रिया की आवश्यकता होती है; रसद श्रृंखला में लिंक को समन्वित किया जाना चाहिए; उल्लंघन और विफलताएं अस्वीकार्य हैं। व्यावसायिक प्रक्रिया को लागू करने के लिए स्वचालित प्रणालियों का उपयोग करना बहुत सुविधाजनक है। सभी भागीदारों के लिए, आप व्यक्तिगत खाते और पेज बना सकते हैं जिनके माध्यम से आप काम की वर्तमान स्थिति की निगरानी कर सकते हैं। यह दृष्टिकोण व्यवसाय प्रक्रिया प्रबंधन, नियंत्रण को सरल बनाता है, और उस रणनीति की स्पष्ट समझ भी प्रदान करता है जिसका उद्यम पालन करता है।

उपसंहार

रसद और आपूर्ति की व्यावसायिक प्रक्रिया का सही परिवर्तन आपको व्यवसाय संचालन की दक्षता बढ़ाने की अनुमति देता है, और उत्पाद उपभोक्ताओं की अपेक्षाओं को बेहतर ढंग से पूरा करेगा, जो इसे बाजार में पैर जमाने की अनुमति देगा। इसका मतलब यह है कि अपने व्यवसाय को विकसित करने में रुचि रखने वाले किसी भी आधुनिक उद्यमी के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं के सार को समझना वास्तव में महत्वपूर्ण है।

आज के प्रकाशन में, हम सीखना जारी रखेंगे कि कैसे स्वतंत्र रूप से एक सक्षम व्यवसाय योजना तैयार की जाए जो आपके लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए अपने स्वयं के व्यवसाय को व्यवस्थित करने के सभी चरणों में आपका मार्गदर्शन करेगी। हमने व्यवसाय योजना का शीर्षक पृष्ठ पहले ही डिज़ाइन करने का प्रयास कर लिया है, अब दूसरे बिंदु पर आगे बढ़ने का समय है - कंपनी का विवरण।

व्यवसाय स्थापित करने की पूरी प्रक्रिया (कम से कम कागज पर) की बेहतर समझ के लिए व्यवसाय योजना के अनुभागों के क्रम का अनुपालन अत्यंत महत्वपूर्ण है, और इसे किसी भी परिस्थिति में नहीं बदला जाना चाहिए, क्योंकि व्यवसाय योजना के सभी चरण अलग-अलग होते हैं। एक दूसरे की तार्किक निरंतरता। इस लेख में आप उन मुख्य चरणों का विवरण पा सकते हैं जो किसी व्यावसायिक परियोजना के प्रत्येक विवरण में मौजूद होने चाहिए। दुर्भाग्य से, व्यवसाय योजना का आदेश देना अब अधिकांश उद्यमियों के बूते से परे है (निवेशकों को प्रस्तुत करने के लिए संकलित एक अच्छी तरह से लिखित व्यवसाय योजना की लागत लगभग 80-100 हजार रूबल है)।

आपकी भविष्य (या मौजूदा) कंपनी के बारे में क्या लिखा जा सकता है और क्या लिखा जाना चाहिए?

सबसे पहले, आपको तुरंत चेतावनी देनी चाहिए कि आपको केवल विश्वसनीय जानकारी ही लिखने की ज़रूरत है। अन्यथा, आप निवेश प्राप्त नहीं कर पाएंगे (यदि व्यवसाय योजना इसी उद्देश्य से है)। निश्चिंत रहें, संभावित निवेशक सभी प्रकार की खामियों के लिए आपकी रचना का अंदर और बाहर अध्ययन करेंगे। और यदि तथ्यात्मक डेटा की विकृति का पता चलता है, तो सबसे अच्छा तो वे आपको वित्तीय सहायता देने से इंकार कर देंगे, सबसे खराब स्थिति में वे इस मामले को सार्वजनिक कर देंगे, जिसके बाद वे आपको अन्य स्रोतों से एक रूबल भी नहीं देंगे।

व्यवसाय योजना में उद्यम का विवरण केवल कंपनी के संक्षिप्त विवरण तक सीमित नहीं किया जा सकता है। जानकारी को यथासंभव विस्तार से प्रस्तुत करना आवश्यक है। सबसे पहले, इससे निवेशक के लिए आपकी जानकारी की जांच करना आसान हो जाएगा, दूसरे, यह निवेश पर निर्णय लेने की प्रक्रिया को तेज कर देगा, तीसरा, यह विश्वास की एक तरह की "नींव" रखेगा (बेशक, बशर्ते कि सब कुछ हो) पुष्टि की गई है), और, अंततः, आपको अपनी कंपनी की क्षमताओं को बेहतर ढंग से समझने में मदद मिलेगी।

इसलिए, न केवल कंपनी का वर्णन करना आवश्यक है - नाम, कानूनी और वास्तविक पता, मालिक के बारे में जानकारी, कर्मियों की संख्या, आदि, बल्कि इसके द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं की प्रकृति, उत्पादित या बेचे गए उत्पादों का विवरण भी। . यह तुरंत ध्यान दिया जाना चाहिए कि पहले से ही संचालित कंपनी और जो अभी बनने की योजना बना रही है, की व्यावसायिक योजना के बिंदु भिन्न हो सकते हैं।

कंपनी के मालिकों के बारे में जानकारी

इस पैराग्राफ में, कंपनी के प्रबंधन से संबंधित सभी व्यक्तियों को सूचीबद्ध करना, समग्र पैकेज में उनमें से प्रत्येक के स्वामित्व हिस्सेदारी, धारित पद और यहां तक ​​कि निष्पादित कर्तव्यों को इंगित करना आवश्यक है। सब कुछ सरल है, कुछ भी अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं।

कंपनी के विकास का इतिहास

यदि आपका संगठन पहले से ही कुछ समय से अस्तित्व में है, तो शुरुआत से ही कंपनी का वर्णन करना शुरू करें:

• कंपनी की स्थापना वास्तव में किस समय और किसके द्वारा की गई थी?
• वैसे, कंपनी की गतिविधियों के प्रारंभिक लक्ष्य और दायरा, वर्तमान मामलों की स्थिति से बिल्कुल मेल नहीं खा सकते हैं। इसलिए, उदाहरण के लिए, थंडर कंपनी के उद्यम की गतिविधियों के विवरण में, जो मैग्नेट स्टोर्स का मालिक है, यह कहा गया है कि इसकी नींव में यह घरेलू रसायन बेचने वाली कंपनी थी। अब, यह एक विश्व प्रसिद्ध खुदरा विक्रेता है।
• गतिविधि की वर्तमान दिशा
• कंपनी ने अपनी गतिविधियों में क्या सफलताएँ हासिल की हैं, ग्राहक आधार का कितना विस्तार हुआ है, क्या नई शाखाएँ खोली गई हैं - वह सब कुछ लिखें जो एक निवेशक को प्रभावित कर सके - प्रमाण पत्र प्राप्त हुए, निविदाएँ जीतीं, आप मीडिया में अपनी कंपनी के बारे में समीक्षा भी बता सकते हैं .

वित्तपोषण के स्रोत

इस विवरण में सभी पिछले ऋण (यदि कोई हों) और उनके बारे में विस्तृत जानकारी शामिल होनी चाहिए - वे कहां, कब, किसके द्वारा और किन शर्तों के तहत जारी किए गए थे। आपको यह भी बताना चाहिए कि प्रस्तावित परियोजना के कार्यान्वयन के लिए वास्तव में कितनी राशि की आवश्यकता है, आप किन शर्तों पर, किस ब्याज दर पर ऋण मांग रहे हैं, व्यवसाय योजना का कार्यान्वयन किस महीने से शुरू हुआ, और आप कितने हिस्सों में ऋण चुकाएंगे उधार लिया गया धन.

और, निस्संदेह, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि निवेशित धनराशि का उपयोग वास्तव में कहां, किस उद्देश्य के लिए किया जाएगा। यदि वे आपको ऋण देते हैं, तो इस तथ्य के लिए तैयार रहें कि आपको खर्च किए गए प्रत्येक पैसे के लिए निवेशक के पहले अनुरोध पर हिसाब देना होगा।

कार्मिक मुद्दा

यहां भी, सब कुछ काफी सरल है: इंगित करें कि कंपनी में वर्तमान में कितने कर्मचारी हैं (या कितने को काम पर रखने की उम्मीद है), उनमें से प्रत्येक की नौकरी की जिम्मेदारियों के विस्तृत विवरण के साथ उनकी स्थिति का वर्णन करें। इसके अलावा, सूची में निदेशक से लेकर एक साधारण सफाईकर्मी तक बिल्कुल सभी कर्मचारी शामिल होने चाहिए - उद्यम की संगठनात्मक संरचना का पूरा विवरण। सभी जानकारी को एक छोटी तालिका के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है, जैसे:

नौकरी का नाम	जिम्मेदारियों	इस पद पर कर्मचारियों की संख्या	वेतन राशि
उद्यम के निदेशक	--	--	--
मुख्य लेखाकार	--	--	--
मानव संसाधन प्रबंधक	--	--	--
बिक्री प्रबंधक	--	--	--
एक विकास प्रबंधक	--	--	--
सफाई करने वाली औरतें	--	--	--

कंपनी के फायदों का विवरण

इस बिंदु पर, निवेशक को अपने सभी तुरुप के पत्ते बताएं - आप वास्तव में किसमें मजबूत हैं, अन्य बाजार सहभागियों पर आपका लाभ क्या है। आपको निवेशक को दिखाना होगा कि यह आपकी परियोजना है जो वित्तपोषण के योग्य है, कि यह आपका व्यावसायिक विचार है जो उसे अधिकतम लाभ दिलाएगा। यहां आप यह भी संकेत कर सकते हैं कि आपका व्यवसाय अधिक लाभप्रद स्थान पर है, आपके पास योग्य विशेषज्ञ हैं, आपके पास एक अद्वितीय आविष्कार के लिए पेटेंट है, आदि।

यह न केवल कंपनी के समग्र प्रदर्शन पर लागू होता है, बल्कि सेवाओं और/या उत्पादों के प्रदर्शन पर भी लागू होता है। बताएं कि आपका उत्पाद उपभोक्ताओं के लिए प्रतिस्पर्धियों द्वारा बेचे गए समान उत्पाद की तुलना में अधिक दिलचस्प क्यों होगा। यह समझा जाता है कि इस अनुच्छेद को लिखने से पहले, इस क्षेत्र में प्रतिस्पर्धियों का विस्तृत विश्लेषण पहले ही किया जा चुका होगा, जो व्यवसाय योजना के अगले खंडों में से एक - "विपणन योजना" में परिलक्षित होगा।

कंपनी की वित्तीय दक्षता

कंपनी के पूरे अस्तित्व के दौरान नकदी प्रवाह का वर्णन करने की आवश्यकता नहीं है, यह पिछले 3 वर्षों की रिपोर्ट प्रदान करने के लिए पर्याप्त होगा। इस डेटा में निम्नलिखित जानकारी शामिल होनी चाहिए:

• व्यय और आय रिपोर्ट
• एक निर्दिष्ट अवधि के लिए नकदी प्रवाह विवरण
• उद्यम बैलेंस शीट

यह सब संगठन के लेखा विभाग द्वारा तैयार किया जाना चाहिए। निर्दिष्ट जानकारी को व्यवसाय योजना के "निकाय" में सीधे दर्ज करने की आवश्यकता नहीं है; यह इसके परिशिष्टों का लिंक प्रदान करने के लिए पर्याप्त होगा।

समस्याओं का समाधान किया जाना है

किसी भी व्यवसाय में समस्याएं होती हैं (निश्चित रूप से, उन लोगों को छोड़कर जिनकी अभी भी योजना बनाई जा रही है), इसलिए यदि आप उन्हें इंगित नहीं करते हैं, तो वे बस आप पर विश्वास नहीं करेंगे कि वे मौजूद नहीं हैं। आप उन मुद्दों की रूपरेखा तैयार कर सकते हैं जिन्हें सामान्य शब्दों में संबोधित करने की आवश्यकता है; व्यवसाय योजना का एक पूरा खंड अलग से इसके लिए समर्पित होगा। हम नियामक दस्तावेजों में बदलाव, संबंधित अधिकारियों द्वारा बढ़ाए गए नियंत्रण, उभरते संकट की "साज़िशों" आदि पर संक्षेप में ध्यान केंद्रित कर सकते हैं।

आपके उत्पाद या सेवा का विवरण

इस बिंदु पर, आप अपनी वाक्पटुता पर पूरी लगाम लगा सकते हैं, हालांकि, आपको वास्तविक तथ्यों से आगे नहीं बढ़ना चाहिए। बताएं कि वास्तव में आपका उत्पाद या सेवा क्या है, आप इसकी मांग क्यों होने की उम्मीद करते हैं, विकास की संभावनाएं क्या हैं - सामान्य तौर पर, वह सब कुछ जो आप कर सकते हैं।

इस बिंदु पर, आप "कंपनी का विवरण" अनुभाग पूरा कर सकते हैं और व्यवसाय योजना तैयार करने के अगले चरण - सेवाओं और उत्पादों का विवरण - पर आगे बढ़ सकते हैं।

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व्यक्तिगत जानकारी:

70 से अधिक कंपनियों के नियमित प्रबंधन के क्षेत्र में परामर्श दिया गया: 10 से 9,000 लोगों तक (इनमें: होल्डिंग कंपनियां, चेन स्टोर, कारखाने, सेवा कंपनियां, बिल्डर, सरकारी अधिकारी, वेब एजेंसियां, ऑनलाइन स्टोर)। अलेक्जेंडर फ्रीडमैन के छात्र।

"टालिन स्कूल ऑफ़ मैनेजर्स की सामाजिक प्रौद्योगिकियाँ। व्यवसाय, प्रबंधन और निजी जीवन में सफल उपयोग का अनुभव" पुस्तक के सह-लेखकों में से एक: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

सीईओ

"तीन रास्ते ज्ञान की ओर ले जाते हैं: चिंतन का मार्ग सबसे अच्छा मार्ग है, अनुकरण का मार्ग सबसे आसान मार्ग है, और अनुभव का मार्ग सबसे कड़वा मार्ग है।"

कन्फ्यूशियस

किसके लिए:मालिक, शीर्ष प्रबंधक, अधिकारी

विनियमों के माध्यम से प्रक्रियाओं का प्रबंधन "हाथ से पैर" तक प्रबंधन की ओर ले जाता है

मैंने बार-बार उन विनियमों के लाभों के बारे में बात की है जो व्यापार मालिकों और प्रबंधकों के लिए ऐसी महत्वपूर्ण समस्याओं का समाधान करते हैं:

• कर्मचारियों की ओर से त्रुटियों को कम करना;
• कार्य की गुणवत्ता का मानकीकरण;
• व्यक्तिगत निर्भरता का उन्मूलन;
• प्रत्येक कर्मचारी को अपना काम सबसे कुशल तरीके से करने का अवसर।

और मैं शायद ही कभी ऐसे नेता से मिला हूं जो नियमों को उपयोगी नहीं मानता हो। ऐसा प्रतीत होता है कि नियम सभी बीमारियों के लिए रामबाण हैं! लेकिन... "केवल नियमों के अनुसार प्रबंधन" करने के प्रयास अक्सर विफल हो जाते हैं।

क्यों? अब मैं समझाने की कोशिश करूंगा. नियमों- यह कंपनी में होने वाली कार्य प्रक्रिया (क्रियाओं का क्रम) के किसी भी हिस्से का विवरण है: या तो पूरी प्रक्रिया, या कई प्रक्रियाएं, या प्रक्रिया का हिस्सा।

प्रक्रिया("व्यावसायिक प्रक्रिया" का पर्यायवाची) एक विशिष्ट कार्य को हल करने के लिए क्रियाओं का एक क्रम है (गैर-मानक कार्य परियोजनाओं से संबंधित हैं)।

प्रक्रियाओं को सीधे प्रबंधित करना और उन्हें औपचारिक बनाने के लिए चित्र बनाना प्रभावी है

प्रक्रियाओं को सरल और यौगिक में विभाजित किया गया है। कम्पोजिट- इसमें कई सरल प्रक्रियाएं शामिल हैं। अभी भी कुछ हैं अंत-से-अंत प्रक्रियाएं. यह उन प्रक्रियाओं का नाम है जिनके विभिन्न चरण कंपनी के कई विभागों से होकर गुजरते हैं। आमतौर पर यहीं उनकी कठिनाई होती है।

यदि नियमों के ढांचे के भीतर कर्मचारियों को प्रबंधित करना संभव है, तो नियमों के माध्यम से प्रक्रियाओं को प्रबंधित करना अपने पैर के माध्यम से अपने हाथ को प्रबंधित करने की कोशिश करने के समान है। जबकि सीधे अपने हाथ को नियंत्रित करना कहीं अधिक प्रभावी है।

उनका चित्रमय और योजनाबद्ध प्रतिनिधित्व (उदाहरण के लिए, बीपीएमएन नोटेशन में) सीधे प्रक्रियाओं के प्रबंधन में मदद करता है। हार्डवेयर का अध्ययन शुरू करने से पहले, मैं यह समझने का प्रस्ताव करता हूं कि प्रक्रियाओं को प्रबंधित करने के लिए नियम पर्याप्त क्यों नहीं हैं।

नियम पर्याप्त क्यों नहीं हैं?

• सभी प्रक्रियाएँ रैखिक नहीं हैं. कई लोगों के पास कई "यदि...तो..." स्थितियाँ होती हैं। नियमों के पाठ के "तौलिया" को जल्दी से समझना और समझना मुश्किल है प्रक्रिया के चरण एक दूसरे से किस प्रकार संबंधित हैं. उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के चयन के नियम लगभग हर चरण में समान कांटों से भरे हुए हैं। आवेदक की स्थिति के आधार पर, साक्षात्कार उसके तत्काल पर्यवेक्षक की भागीदारी के साथ या उसके बिना, दूर से या व्यक्तिगत रूप से हो सकता है।
• यदि कोई प्रक्रिया कई चरणों से गुजरती है, तो "अंतिम परिणाम के लिए कौन जिम्मेदार है" की समस्या उत्पन्न होती है। विफलताओं और गलतियों के मामले में, कर्मचारी एक-दूसरे को दोषी ठहराते हैंऔर परिस्थितियों के आधार पर, पारस्परिक जिम्मेदारी उत्पन्न होती है।
• कर्मचारी आपस में सहमत नहीं हो सकतेकौन क्या काम करता है इसके बारे में.
• कम दृश्यता (विनियमों के पाठ की समान विशाल मात्रा) के कारण यह अत्यंत है किसी प्रक्रिया को अनुकूलित और विकसित करना आसान नहीं है.
• कर्मचारी समय की महत्वपूर्ण बर्बादीबड़ी तस्वीर और सभी रिश्तों को पढ़ना, अध्ययन करना और समझना। विनियम शायद ही कभी पूरी प्रक्रिया का वर्णन करते हैं। अक्सर, एक प्रक्रिया जो कई विभागों से होकर गुजरती है वह विभिन्न नियमों के अधीन होती है।

प्रक्रिया प्रबंधन का परिचय: किसी प्रक्रिया का वर्णन करने का सबसे अच्छा तरीका क्या है?

प्रक्रिया प्रबंधन- एक संपूर्ण विज्ञान. लेकिन मैं जानबूझकर कई चीजों को सरल बनाऊंगा ताकि यह स्पष्ट हो कि यह कैसे काम करता है। संक्षेप में, प्रक्रिया प्रबंधन सिद्धांत का सार यह है कि कंपनी की सभी गतिविधियों को प्रक्रियाओं में विभाजित किया जा सकता है (आश्चर्यजनक रूप से, है ना?)

यह समझने के लिए कि प्रक्रिया कैसे काम करती है, एक आरेख बनाना आवश्यक है जो अभिनेताओं (डिवीजनों, कर्मचारियों, निभाई गई भूमिकाओं) और प्रक्रिया के चरणों के बीच सभी संबंधों को दिखाएगा। आरेख से यह स्पष्ट रूप से स्पष्ट होना चाहिए कि प्रक्रिया के किस चरण को किस विभाग द्वारा निष्पादित किया जाना चाहिए, चरण को पूरा करने के लिए किससे इनपुट डेटा प्राप्त किया जाना चाहिए, और परिणाम किसे स्थानांतरित किया जाएगा।

सभी योजनाएँ समान रूप से उपयोगी नहीं हैं। मेरी राय में, प्रक्रिया आरेख (और इसलिए प्रयुक्त नोटेशन प्रणाली, जिसे नोटेशन कहा जाता है) के लिए महत्वपूर्ण आवश्यकताएं हैं:

• प्रक्रिया में प्रतिभागियों द्वारा योजना की स्पष्ट व्याख्या।
• इस अंकन प्रणाली (नोटेशन) पर पर्याप्त मात्रा में प्रशिक्षण वीडियो सामग्री की उपलब्धता।
• अंकन की संभावनाएँ: क्या यह तेजी से विकसित हो रहा है, इसका कितना उपयोग किया जा रहा है, क्या इसका भविष्य में उपयोग किया जाएगा या यह पहले से ही "मर रहा है"

मेरी राय में, बीपीएमएन नोटेशन (संस्करण 2.0) इन सभी मानदंडों को पूरा करता है। आरेख बनाने के लिए, मैं मुफ़्त प्रोग्राम बिज़ागी मॉडलर का उपयोग करने की अनुशंसा करता हूँ।

और एक बार फिर सरलीकरण के बारे में। आरेख बनाना शुरू करते समय, आपको मानक 100% का अनुपालन करने की आवश्यकता नहीं है; यह केवल कार्यान्वयन को जटिल करेगा। प्रारंभिक चरणों में, मुख्य बात यह है कि आरेख प्रतिभागियों को समझ में आएँ और उनके द्वारा स्पष्ट रूप से व्याख्या की जाए। आपके पास अभी भी सर्किट को मानक के अनुरूप लाने का समय है।

कुल प्रक्रिया आरेख निम्नलिखित समस्याओं का समाधान करते हैं:

• पारदर्शिता. कलाकार और प्रबंधक दोनों प्रक्रिया के चरणों के बीच संबंधों को समझते हैं, साथ ही यह भी समझते हैं कि ये चरण किस कर्मचारी/इकाई के उत्तरदायित्व के क्षेत्र में स्थित हैं।
• सबसे महत्वपूर्ण और/या कम से कम कुशलतापूर्वक निष्पादित चरणों की पहचान करके प्रक्रिया को अनुकूलित करने की क्षमता।

अनुकूलन लक्ष्य निर्धारित करना और गणना करना न भूलें कि प्रक्रिया के नए संस्करण के लिए खर्च किए गए संसाधन कितने बदल जाएंगे!

प्रक्रिया प्रबंधन की प्रमुख विशेषता पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार व्यक्ति है

किसी भी मालिक और शीर्ष प्रबंधक के लिए सबसे महत्वपूर्ण सिरदर्द आपसी जिम्मेदारी की स्थिति है, जब घटना के लिए किसी को दोषी नहीं ठहराया जाता है, लेकिन कर्मचारी और विभाग एक-दूसरे को दोषी ठहराते हैं। आपसी जिम्मेदारी कितनी बंद है?

एक निकास है. जब आप देखते हैं कि आपके पास एंड-टू-एंड प्रक्रिया है (उदाहरण के लिए, ग्राहक के ऑर्डर को पूरा करना), तो सोचें कि इस प्रक्रिया के लिए कौन जिम्मेदार हो सकता है और प्रक्रिया की एक अलग प्रतिलिपि के लिए कौन जिम्मेदार हो सकता है।

पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार(कभी-कभी इसे "प्रक्रिया स्वामी" कहा जाता है) - यह प्रबंधक (या कर्मचारी) है जो व्यवसाय प्रक्रिया के सुधार और विकास के लिए जिम्मेदार है; वैश्विक उभरती टकरावों को हल करना और विफलताओं का विश्लेषण करना; प्रक्रिया की प्रतिलिपि के लिए जिम्मेदार लोगों की सहायता और प्रशिक्षण।

किसी प्रक्रिया की प्रतिलिपि व्यवहार में व्यावसायिक प्रक्रिया के कार्यान्वयन में से एक है। उदाहरण के लिए, "ग्राहक के लिए एक कस्टम रसोई बनाना" एक संपूर्ण व्यवसाय प्रक्रिया है। प्रक्रिया प्रतियां विशिष्ट आदेश हैं। इस मामले में, खुदरा बिक्री निदेशक पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार हो सकता है, और सैलून प्रबंधक, जो एक विशिष्ट लेनदेन की देखरेख करता है, एक विशिष्ट प्रतिलिपि के लिए जिम्मेदार हो सकता है।

यदि किसी प्रबंधक को प्रक्रिया (आदेश) की अपनी प्रति के साथ कोई समस्या आती है और वह उसे हल नहीं कर पाता है, तो वह खुदरा बिक्री निदेशक से संपर्क करता है।

प्रक्रिया को विकसित करने और इसकी सभी प्रतियों को निष्पादित करने के लिए एक व्यक्ति को जिम्मेदार होना चाहिए।

तो एक शख्स है जो पूरी प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार है(प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोगों के काम सहित), और प्रतियां बनाने के लिए जिम्मेदार लोग भी हैं। प्रक्रिया प्रबंधन के ढांचे के भीतर, प्रक्रिया की प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोग "प्रक्रिया मालिक" को रिपोर्ट करते हैं और जो जिम्मेदार हैं, वे बदले में प्रक्रिया में प्रतिभागियों को रिपोर्ट करते हैं।

ताकि "प्रक्रिया स्वामी" और इसकी प्रतियों के लिए जिम्मेदार लोग उत्पन्न होने वाली समस्याओं का समाधान कर सकें, सुनिश्चित करें कि उन्हें अधिकार दिया गया है (उदाहरण के लिए, संबंधित विभागों से ऑर्डर की स्थिति के बारे में जानकारी का अनुरोध करें: वितरण सेवाएं, असेंबलर; जब निर्णय लें समस्याएँ उत्पन्न होती हैं)।

आरेखों और विनियमों का उपयोग करके व्यावसायिक प्रक्रिया का वर्णन और विकास करने के लिए एल्गोरिदम

अब अभ्यास की ओर आगे बढ़ने का समय आ गया है। मुझे लगता है कि आप प्रमुख प्रक्रियाओं के चित्र बनाने के विचार से पहले से ही उत्साहित हैं। यह कैसे करें इस पर नीचे चर्चा की जाएगी।

चरण 1. एक प्रक्रिया आरेख बनाएं और उस पर सहमत हों

1. प्रक्रिया को विकसित करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और प्रक्रिया की विशिष्ट प्रतियों को निष्पादित करने के लिए जिम्मेदार विशेषज्ञों के साथ मिलकर एक प्रक्रिया आरेख बनाएं। प्रक्रिया के सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं पर प्रकाश डालें। आरेख में प्रत्येक प्रक्रिया और प्रत्येक चरण में एक "इनपुट" और एक "आउटपुट" होता है। विनियम लिखते समय, विचार करें कि इनपुट क्या होगा और कार्य का परिणाम क्या होगा।
2. प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों या प्रतिभागियों के विभागों के प्रमुखों के साथ योजना पर सहमति व्यक्त करें।

उदाहरण क्रमांक 1. बीपीएमएन नोटेशन में "कर्मचारी भर्ती" प्रक्रिया की योजना

उदाहरण क्रमांक 2. बीपीएमएन नोटेशन में "कर्मचारी भर्ती" आरेख का हिस्सा

चरण 2. प्रक्रिया के चरणों को निष्पादित करने के लिए नियम लिखें

आरेख में दिखाई गई प्रक्रिया के प्रत्येक चरण के लिए, किसी वैश्विक निर्देश का एक अलग विनियमन या उपधारा बनाना आवश्यक है। विनियमों में सभी बारीकियों का विस्तार से वर्णन करने की आवश्यकता है: किस क्रम में कार्य किया जाएगा; इसमें कौन से छोटे चरण शामिल हैं; परिणाम की गुणवत्ता के लिए क्या आवश्यकताएँ हैं; कार्य करने के लिए किस तकनीक का उपयोग करना है।

प्रक्रिया आरेख के चरणों में से एक के नियमों में विवरण का एक उदाहरण

चरण 3. प्रक्रिया नियंत्रण प्रारंभ करें

प्रश्न उठते हैं: प्रक्रिया के वर्तमान चरण, उत्पन्न होने वाली समस्याओं को कैसे देखें, और क्या यह सफलतापूर्वक पूरा हो गया है, या किसी चरण में हमेशा के लिए अटका हुआ है? या शायद यह पूरा हो गया था, लेकिन आधे चरण विचलन और त्रुटियों के साथ पूरे हो गए थे, और उनमें से कुछ पूरी तरह से छोड़ दिए गए थे?

ऐसे बोझिल (और बड़ी कंपनियों के लिए उपयोगी) सॉफ़्टवेयर समाधान हैं जिनमें आप न केवल चित्र बना सकते हैं, बल्कि निष्पादन के लिए प्रक्रियाएं भी लॉन्च कर सकते हैं। लेकिन प्रारंभिक चरण में, मैं वैश्विक कार्यान्वयन से परहेज करने की सलाह दूंगा। आरंभ करने के लिए, अपने कर्मचारियों को प्रक्रियाओं के साथ काम करने के लिए प्रशिक्षित करें। Google स्प्रेडशीट में चेकलिस्ट से प्रारंभ करें।

भविष्य में, Bitrix24 या 1C में व्यावसायिक प्रक्रियाओं पर स्विच करें। यह बहुत संभव है कि वे आपकी कंपनी के लिए पर्याप्त से अधिक होंगे।

चरण 4. दक्षता और गुणवत्ता बढ़ाने के लिए प्रक्रिया का विकास और अनुकूलन करें

जैसा कि मैंने पहले ही उल्लेख किया है, इसके "मालिक" को प्रक्रिया के विकास के लिए जिम्मेदार होना चाहिए (कृपया ध्यान दें कि यह "चाहते/नहीं चाहते" श्रेणी नहीं है, बल्कि एक कर्मचारी का सम्मानजनक कर्तव्य है)।

प्रक्रिया के तर्क (कनेक्शन) में कोई भी समायोजन, चरणों को जोड़ना या हटाना, पहले आरेख पर किया जाना चाहिए। प्रक्रिया में प्रमुख प्रतिभागियों के साथ नियोजित परिवर्तनों पर सहमति के बाद, नियमों, जांच सूचियों को अंतिम रूप देना और कॉन्फ़िगर की गई व्यावसायिक प्रक्रियाओं में बदलाव करना संभव होगा।

यहां उन योजनाओं की एक सूची बनाए रखना महत्वपूर्ण है जिनके लिए स्वचालित व्यावसायिक प्रक्रियाएं कॉन्फ़िगर की गई हैं, चेकलिस्ट बनाई गई हैं और नियम हैं (शायद नियमों की शुरुआत में एक अलग तालिका या एक विशेष क्षेत्र इसके लिए उपयोगी होगा)। इससे "प्रक्रिया स्वामी" को मदद मिलेगी सभी स्तरों पर परिवर्तनों को समन्वयित करें, और उन्हें अनावश्यक कार्यों के बिना निष्पादित भी करें।

उदाहरण के लिए, स्वचालित व्यावसायिक प्रक्रियाओं के अभाव में, चरणों के विवरण में मामूली परिवर्धन को तुरंत नियमों में शामिल किया जा सकता है। जब तक, निश्चित रूप से, ये जोड़ आरेख पर कनेक्शन और चरणों को प्रभावित नहीं करते हैं।

न केवल इसके प्रत्यक्ष प्रतिभागियों, बल्कि सभी इच्छुक पार्टियों को भी प्रक्रिया में सभी परिवर्तनों के बारे में सूचित करना महत्वपूर्ण है। परिवर्तनों के बारे में संचार इस मायने में अलग है कि लोग केवल परिवर्तन देखेंगे, और अतिरिक्त जानकारी खोजने के लिए पूरे विनियमन का दोबारा अध्ययन करने की आवश्यकता नहीं होगी।

निष्कर्ष, या क्यों "सब कुछ एक साथ" परियोजनाओं के कब्रिस्तान का रास्ता है

आप प्रक्रियाओं के बारे में बहुत कुछ बता सकते हैं, जो एक पूरी किताब के लिए पर्याप्त है। लेकिन... मृत परियोजनाओं के कब्रिस्तान सबसे महंगे और/या सुविधा संपन्न सॉफ़्टवेयर पर "एक ही बार में सब कुछ" लागू करने के प्रयासों से भरे हुए हैं। सबसे अच्छा, कर्मचारियों ने कार्यान्वित प्रौद्योगिकियों का उपयोग नहीं किया, या सिस्टम इतने बोझिल हो गए कि उनके साथ काम करना असंभव था। सबसे खराब स्थिति में, कार्यान्वयन के दौरान कठिनाइयों ने काम को अंत तक पूरा नहीं होने दिया।

और एक और महत्वपूर्ण बात. यदि आपके अधीनस्थ समझौतों को पूरा नहीं करते हैं, तो न तो नियम और न ही प्रक्रिया आरेख आपकी मदद करेंगे। एकमात्र विकल्प समझौतों के अनुपालन के रूप में एक "दृढ़" क्षेत्र बनाना और भविष्य में इसका विस्तार करना है। ये सहायता करेगा।

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