Отражать расходы с подотчетным лицам в ПО 1С-ERP можно с помощью несколько видов документов авансового отчета. Все зависит от назначения использованного аванса. Расскажем, как отразить авансы в 1С.
Как в программе 1С попасть в раздел с авансовыми отчетами
При нажатии кнопки «Создать» во вкладке «Авансовые отчеты» мы получаем на выбор три варианта :
- авансовый отчет о расходах и оплатах поставщику;
- авансовый отчет - поступление товаров и услуг через подотчетное лицо;
- авансовый отчет - поступление денежных документов через подотчетное лицо.
Разберем назначение и оформление каждого документа отдельно.
Авансовый отчет о расходах и оплатах поставщику
Компании чаще всего используют это документ, чтобы отразить командировочные расходы. Также в нем возможно отражать работы и услуги, которые купило подотчетное лицо. Документ оформляют при списании стоимости работ и услуг на расходы в корреспонденции с балансовыми счетами 20, 23, 25, 26, 28, 44 и прочими.
Также данный вид авансового отчета используют при закупке ТМЦ, которые включают в себя НДС, для административно-хозяйственных нужд (об этом подробнее в следующих пунктах).
Документ состоит из четырех вкладок. Заполнение отчета начинают с первой вкладки - «Основное». Здесь указывают следующие реквизиты: организацию, ФИО подотчетного лица, подразделение. Также во вкладке можно выбрать валюту документа и написать комментарий.
Как проверить авансовый отчет
Отвечает Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
«При поступлении авансового отчета заполните в нем расписку (отрывную часть отчета) и передайте ее сотруднику. Она нужна для подтверждения, что отчет принят к проверке. А проверка заключается в следующем.
Во-первых, проконтролируйте целевое расходование денег. Для этого посмотрите, на какие цели сотрудник получил деньги от организации. Эти данные указаны в...»
Допустим, расходы командировочного составили 8900 руб. В эту сумму входят суточные - 2100 руб., железнодорожный билет - 2400 руб., в т.ч. НДС 33,25 руб., и проживание в гостинице - 4400 руб. Бухгалтер заполнит авансовый отчет как на рисунке ниже
Обращаем внимание на способ выделения НДС: так как НДС включили только частично в стоимость билета (218*18/118 = 33,25 руб.), мы разбиваем билет на две строки - сумма без НДС и сумма с НДС.
Третьей идет вкладка «Оплата поставщикам». пока оставляем без внимания. Ее используют при приобретении подотчетным лицом материальных ценностей.
Во вкладке «Для печати» заполняют реквизиты, которые необходимы для визуализации в печатной форме АО-1.
После заполнения всех вкладок авансовый отчет проводят и выводят печатную форму.
В нижнем левом углу есть ссылка «Оформить запись книги покупок». Ее используют, чтобы создать запись в книге покупок и принять НДС к вычету. При нажатии всплывает окно с заполненными данными для формирования книги покупок (вкладка «Ценности») и привязкой к нашему авансовому отчету (вкладка «Документы оплаты»).
Во вкладке «Дополнительно» укажите номер и дату билета, а также код вида операции и дату проведения авансового отчета.
Авансовый отчет - поступление товаров и услуг через подотчетное лицо
Этот документ используют для отражения расходов подотчетников для закупки товарно-материальных ценностей. Но только в том случае, если поступление не включает в себя НДС.
Как в 1С-ERP выглядит авансовый отчет - поступление товаров и услуг через подотчетное лицо
По аналогии с авансовым отчетом о расходах и оплатах поставщику нужно заполнить организацию, ФИО подотчетного лица и валюту. Но здесь также необходимо указать склад, на который нужно оприходовать ТМЦ, поступившее от подотчетника.
Во вкладке «Товары» соответственно перечисляют все товары, которые закупило подотчетное лицо. Это делают через кнопку «Добавить» с указанием количества и цены за единицу изделия.
Во вкладке «Дополнительно» указываем все необходимые реквизиты для отражения поступления ТМЦ и печати АО-1.
Важным характерным признаком рассматриваемого авансового отчета является вид хозяйственной операции - «Закупка через подотчетное лицо». При изменении этого реквизита, документ меняет свое значение.
Распечатать форму АО-1 также можно через кнопку «Печать».
Авансовый отчет для административно-хозяйственных нужд с НДС
В предыдущем варианте отражения поступления ТМЦ нет возможности принять НДС. Поэтому когда подотчетник приобретает товары с выделенным НДС и выписанными счетом-фактурой и товарной накладной, можно воспользоваться следующим методом. При формировании документа «Поступление товаров и услуг» устанавливаем вид хозяйственной операции - закупка у поставщика.
В этом случае документ нужно заполнить по принципу обычного поступления. Здесь можно увидеть новые реквизиты для заполнения. Например, «Налогообложение», где мы выбираем «Закупка облагается НДС».
Во вкладке «Основное» теперь нужно указать поставщика, договор, склад и валюту, а в «Товары» занести приобретенные ТМЦ, количество, цену за единицу и ставку НДС.
После заполнения документ проводят и вводят на его основание счет-фактуру (ссылка в нижнем левом углу «Зарегистрировать счет-фактуру»). Проводки программа формирует сама:
- Дебет 10 Кредит 60
- Дебет 19 Кредит 60
Этот документ будет находиться уже не в журнале авансовых отчетов, а в журнале поступлений в разделе «Закупки».
Следующим шагом будет формирование документа «Авансовый отчет о расходах и оплатах поставщику», о котором мы уже говорили выше. Во вкладке «Основное» также заполняем организацию, ФИО подотчетного лица, подразделение.
Затем переходим ко вкладке «Оплата поставщику». Здесь нажмите кнопку «Подобрать по остаткам» и установите фильтр по нужному контрагенту. Среди отобранных поступлений товаров и услуг выбираем нужное и подтягиваем в авансовый отчет кнопкой «Перенести в документ».
- Дебет 60 Кредит 71
Этими несложными действиями мы оприходовали материальный подотчет сотрудника, приняли к учету полученный НДС и закрыли задолженность по счету 71.
Авансовый отчет при приобретении денежных документов
Третий вид авансового отчета используют для отражения приобретенных денежных документов, к которым относятся железнодорожные билеты, авиабилеты, подарочные сертификаты и прочее. Заполняют его аналогично поступлению товаров и услуг от подотчетного лица.
Во вкладке «Денежные документы» перечисляют все документы, которые приобрел подотчетник, а также их количество и стоимость.
Во вкладке «Дополнительно» также нужно заполнить данные для печати.
После нажимайте на кнопку «Печать» и получите печатную форму авансового отчета. В нем счет 71 будет корреспондироваться со счетом 50.
В тех случаях, когда денежные средства под отчет выдавались для их внесения в кассу поставщика товаров (работ, услуг) в счет погашения кредиторской задолженности, в авансовом отчете заполняется вкладка Оплата.
Заполнение документа при составлении отчета по оплате поставщику рассмотрим на следующем примере.
Пример 3-4
Работнице организации Романовой С.С. 19 мая 2008 г. выданы из кассы денежные средства в сумме 2360руб. под отчет для из внесения в кассу ООО «Вереск» в счет оплату акта № 1.
На следующий день в бухгалтерию представлен авансовый отчет, к которому приложена квитанция к ПКО №56 от 19.05.2008 о приеме денежных средств в кассу организации ООО «Вереск.
В списке Авансовые отчеты (меню Касса -> Авансовый отчет)
открываем форму нового документа, заполняем «шапку», «подвал» и вкладку Авансы (рис. 3-20).
Переходим на вкладку Оплата, добавляем в табличную часть новую строку, в которой указываем (рис. 3-21):
в колонке Контрагент - Вереск ООО (выбором из справочни-ка Контрагенты);
в колонке Договор контрагента - акт №1 от 16.05.2008 (выбором из справочника Договоры контрагента);
в колонке Сумма - 2360 руб. (сумма денежных средств, внесенная в кассу поставщика);
в колонках Вид вход, документа, Дата вход, документа и Номер документа сторонней организации - соответственно квитанция кПКО, 19.05.2008, 56.
в колонке Содержание - оплата акта №1 от 16.05.2008г.;
в колонке Счет расчетов - бухгалтерский счет, на котором учтена погашенная задолженность (по умолчанию подставляется счет 60.01 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»);
в колонке Счет авансов - бухгалтерский счет, на котором следует учесть оплаченную поставщику сумму, если она является авансом (по умолчанию подставляется счет 60.02 «Авансы выданные»).
Учимся оформлять авансовые отчёты на примерах (1С:Бухгалтерия 8.3, редакция 3.0)
2016-12-08T12:30:37+00:00По моему наблюдению для начинающих бухгалтеров оформление авансовых отчётов представляет значительную трудность на первых порах.
Сегодня мы рассмотрим азы этого дела, а также наиболее популярные случаи из жизни. Все эксперименты будем ставить в 1С:Бухгалтерия 8.3 (редакция 3.0).
Итак, начнём
Не мне вам рассказывать, что за расчёты с подотчетными лицами в бухгалтерии отвечает 71 счёт:
Выдача активов отражается работнику по дебету этого счёта, а списание - по кредиту.
Ну, например, выдали 5000 под отчёт из кассы:
Почему я сказал активов ? Всё потому, что выдавать работнику мы можем:
- Наличные денежные средства (из кассы через РКО)
- Безналичные денежные средства (переводом с расчётного счёта организации на карточный счёт сотрудника)
- Денежные документы (например, билеты на самолёт для командировки)
Давайте рассмотрим каждый из перечисленных выше примеров.
Выдача наличных денежных средств из кассы
Для выдачи аванса из кассы мы оформляем расходный кассовый ордер (в тройке это документ "Выдача наличных"):
В виде операции указываем "Выдача подотчетному лицу":
Проводка получилась такой:
Выдача безналичных денежных средств
В этом случае перечисление денежных средств осуществляется на карточный счёт сотрудника (счёт, к которому привязана банковская карта, при помощи которой сотрудник сможет снять эти деньги).
В тройке эта операция оформляется обычным документом "Списание с расчетного счета":
Также не забываем указать в виде операции "Перечисление подотчетному лицу":
Проводка получилась такой:
Выдача денежных документов
Денежным документом может являться, например, билет на самолёт, который организация приобрела для сотрудника, который едет в командировку.
После покупки этот билет учитывается по дебету счёта 50.03:
При выдаче этого билета сотруднику под отчёт (перед командировкой) бухгалтерия оформляет документ "Выдача денежных документов":
А на закладке "Денежные документы" указывает этот самый билет:
Проводка получилась такой (списали билет со счёта 50.03):
Отдельно упомяну:
- Мы имеем право выдавать под отчёт только работникам организации - лицам, с которыми у нас заключён трудовой или гражданско-правовой договор.
- Список таких лиц утверждается отдельным приказом руководителя.
- В этом же приказе оговаривается максимальный срок, через который работник должен отчитаться перед бухгалтерией; если работник уезжает в командировку - то этот срок автоматически продлевается до его возвращения.
Сотрудник отчитывается
Но ведь активы выдаются сотруднику не просто так, а для выполнения определённого служебного поручения. Поэтому наступает момент, когда работник должен отчитаться перед бухгалтерией по форме АО-1.
Это такая печатная форма в которой указывается:
- всё, что мы выдали сотруднику под отчёт
- всё, на что он потратил эти деньги (или не потратил, а может вообще перерасход был)
- к этой форме прилагаются оправдательные документы (чеки, накладные, акты, билеты...)
Вот вам пример формы АО-1:
Этот отчёт (АО-1) составляется работником совместно с бухгалтерией и утверждается руководителем. В самом низу указывается количество документов и листов, на которых они приложены к отчёту (чеки обычно целыми пачками наклеивают на листы формата А4).
Так вот, чтобы напечатать такой отчёт (АО-1), списать с сотрудника задолженность по 71 счёту, а также принять расходы в тройке существует документ "Авансовый отчет":
Пробежимся вкратце по его закладкам:
Примеры авансовых отчётов из жизни
Заполняем закладку "Авансы":
Надо сказать, что эта закладка никак не отображается в проводках документа, а идёт только для печатной формы АО-1.
Заполняем закладку "Товары" (купили кучу всего и поставили на десятку):
Вот проводки этой закладки:
Заполняем закладку "Оплата"(гасим долг перед поставщиками, ну или оплачиваем аванс):
Вот проводки:
Примеры заполнения закладки "Прочее".
Оплата услуг связи:
Оплата объявлений в газете:
Списание суточных и долга за командировочных билетов:
Оплата за какие-то услуги (сразу списываем на 26):
Кстати, на закладках "Товары" и "Прочее" присутствует галка "СФ", если её поставить, то по этой строке введётся Счёт-фактура полученная.
Авансовый отчет от подотчетного лица оформляют , который можно найти в разделе Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты .
В шапке документа нужно указать:
- от - дата составление авансового отчета;
- Подотчетное лицо - физическое лицо, которое предоставило авансовый отчет.
Отражение выданных ранее подотчетных сумм в авансовом отчете
17 октября Дружников Г.П. принес авансовый отчет на выданные ранее подотчетные средства в размере 30 000 руб.
Если сотруднику ранее были выданы денежные средства, то их следует указать на вкладке Авансы .
Заполнить данную вкладку можно только подбором документов по кнопке Добавить . Авансы подотчетным лицам могут выдаваться следующими документами:
- Выдача денежных документов вид операции Выдача подотчетному лицу , например, если или приобрела Организация и их передала подотчетному лицу.
- Выдача наличных вид операции Выдача подотчетному лиц у , если .
- Списание с расчетного счета вид операции Перечисление подотчетному лицу , если .
В нашем примере Дружникову Г.П. был ранее выдан аванс в размере 30 000 руб.
Если авансы ранее не выдавались, то данная вкладка не заполняется, а возмещение расходов сотруднику, осуществленных из личных средств для нужд организации, Бухэксперт8 рекомендует оформлять через счет «Расчеты по прочим операциям».
Как оформить авансовый отчет при покупке материалов и ТМЦ
Как провести авансовый отчет в 1с 8.3 на покупку материалов, товаров рассмотрим на примере покупки канцтоваров подотчетным лицом.
- чек с выделенным НДС на приобретение канцтоваров у ООО «Контур»:
- бумаги А4 - 5 п. по цене 236 руб. (в т. ч. НДС 18%);
Если подотчетное лицо предоставило первичные документы на покупку материалов, товаров или прочих материально-производственных запасов (МПЗ), то их перечень указывается на вкладке Товары .
На МПЗ, за которые отчитался сотрудник, дополнительные документы Поступление (акт, накладная) создавать не нужно! Оприходование материалов, товаров на склад, приобретенных подотчетным лицом осуществляется документом Авансовый отчет .
На вкладке Товары заполняется наименование, количество МПЗ и сумма, на которую они приобретены, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету.
Авансовый отчет СФ . При проведении документа Авансовый отче т Счет-фактура выданный на сумму НДС, проставленную в графе НДС , которую можно будет принять к вычету.
СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС указывается в графе НДС .
В результате проведения документа Авансовый отче т
Если подотчетник рассчитался с поставщиком за МПЗ, и при этом самой поставки не было, МПЗ не поступили на склад, а есть только чек на оплату, то необходимо:
- приобретение ТМЦ оформлять через , когда они поступят в организацию. На в таком случае ничего не указывается;
- оплату контрагенту указывать на вкладке Оплата .
Суточные и командировочные расходы в авансовом отчете
Как отразить суточные в авансовом отчете и затраты на командировку рассмотрим на следующем примере.
Суточные в Организации в соответствии с Положением о командировках выплачиваются из расчета 700 руб./сут., всего - 4 200 руб.
- ж/д билет (Москва-Сочи) на сумму 4 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 120 руб.);
- ж/д билет (Сочи-Москва) на сумму 5 000 руб. (в т. ч. НДС 18% - 130 руб.);
- квитанцию и СФ за проживание в гостинице на сумму 9 440 руб. (в т. ч. НДС 18%).
Командировочные затраты (в т. ч. суточные выданные сотруднику) указываются на вкладке Прочие .
Услуги и прочие затраты в авансовом отчете в 1С 8.3 на примере почтовых расходов
Как заполнять авансовый отчет в 1С на приобретение почтовых услуг рассмотрим на следующем примере.
- чек ККМ за оплату почтовых расходов на сумму 354 руб.(в т. ч. НДС 18%);
Все затраты подотчетного лица, не имеющие материальной формы, учитываются на вкладке Прочее .
На вносятся данные первичного документа, наименовании затрат и их сумма, а также данные о предъявленном НДС, поставщике и документе, на основании которого НДС может быть принят к вычету. Здесь же необходимо показать почтовые марки, которые были использованы и отражались в учете как денежные документы.
Если подотчетник приложил к документу Авансовый отчет счет-фактуру, выданный на организацию, то нужно поставить флажок СФ . Если вместо СФ приложены документы, соответствующие по признакам бланку строгой отчетности (БСО), например, билеты, то необходимо установить дополнительно еще и флажок БСО . При проведении документа Авансовый отчет автоматически будет создан документ Счет-фактура выданный на сумму НДС, указанную в графе НДС . Эту сумму НДС можно будет принять к вычету.
Если приложен лишь первичный документ (например, чек ККТ), в котором выделен НДС, то флажок СФ не ставится, при этом выделенный в первичном документе НДС вносится в графу НДС . В результате проведения документа Авансовый отчет такой НДС будет списан в расходы, не учитываемые при налогообложении прибыли.
Оплата контрагенту в авансовом отчете
Как заполнять авансовый отчет в 1С на оплату контрагенту, рассмотрим на следующем примере.
- банковский ордер за оплату интернета на сумму 1 534 руб.
Авансовый отчет сотрудника на перечисление аванса или оплаты контрагенту оформляется на вкладке Оплата .
Авансовый отчет – такой привычный и простой на первый взгляд документ, но тем не менее при работе с ним у пользователей программы 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3 частенько возникают различные вопросы. В нашей новой статье мы рассмотрим, где найти, как заполнить этот документ и какие проводки он делает.
Итак, начнем с того что, как правило, сначала мы выдаем деньги подотчетному лицу либо из кассы, либо переводим с расчетного счета. Для корректной и автоматической работы программы это нужно сделать правильно.
Выдача наличных
(РКО) создаем с видом операции Выдача подотчетному лицу
:
При списании с расчетного счета также выбираем соответствующий вид операции Перечисление подотчетному лицу :
После того, как наш подотчетник принес нам всевозможные документы, нам надо составить авансовый отчет. Этот документ находится в разделе Банк и касса:
Создаем новый авансовый отчет. Заполняем организацию, подотчетное лицо, при оприходовании товаров обязательно указываем склад. После заполнения реквизитов документа переходим к рассмотрению каждой закладки Авансового отчета.
Первая заклад Авансы
. Здесь мы должны указать документы, которыми были выданы деньги подотчетному лицу и по которым мы составляем отчет. Это может быть как РКО так и списание с р/с:
И вот при выборе документов аванса и будет важно, как мы оформили в программе эту выдачу. Так как программа автоматически подбирает расходные кассовые ордера или списания с расчетного счета только по данному лицу и соответствующим видом операции!
Т.е. если мы выбрали вид операции прочее списание, например, и указали счет 71, то конечно проводку мы получили правильную, но вот программа не сможет подобрать в авансовом отчете эти документы.
Теперь переходим к закладке Товары
. Эта закладка заполняется в том случае, если наш сотрудник купил какие то товары, оплатил их сразу и мы хотим принять их к учету авансовым отчетом не используя счет 60. При этом, если поставщик предъявил НДС, который мы будем принимать к вычету, то здесь же, при установке флажка СФ и заполнении реквизитов счета фактуры программа автоматически при проведении сформирует счет-фактуру полученный:
Какие же проводки в этом случае делает документ? Посмотрите как интересно. Мы оприходовали товар на 41 счет минуя 60. Кстати, если вместо товаров надо оприходовать материалы, надо просто изменить счет учета в документе ну или для автоматического заполнения счетов учета правильно вести справочник номенклатуры. Как настроить счета учета можно прочитать в нашей статье Счета учета номенклатуры .
Закладка Возвратная тара
заполняется в том случае, если к нам поступил товар в таре, которую надо вернуть поставщику. Такая ситуация встречается крайне редко, поэтому я предлагаю не рассматривать ее.
Если же мы через авансовый отчет хотим провести оплату поставщику и при этом отдельно оформлять в программе документ Поступление (акт, накладная)
то для этого надо использовать закладку Оплата
. Здесь также важно правильно заполнить реквизиты документа оплаты, поставщика, договор. И здесь мы уже не указываем счет-фактуру. Он отражается при формировании накладной.
В этом случае проводки документа будут такие:
Т.е. еще раз обратим внимание на то, что по одной и тоже накладной надо заполнять только одну закладку в авансовом отчете ИЛИ Товары ИЛИ Оплата. В противном случае суммы проводок будут задвоенными.
Ну и последняя закладка в авансовом отчете, это Прочее
. Здесь, как правило отражают командировочные расходы, расходы на билеты, оплаты получения каких-то справок, почтовые расходы. Если, например, нам надо принять к вычету НДС, выделенный в билете, то оформить эту операцию надо аналогично той, что мы делали на закладке Товары. Т.е. установить флажок СФ
, заполнить все реквизиты счета-фактуры и при проведении авансового отчета, программа все сделает автоматически: сформирует счет-фактуру, выделит и примет к вычету НДС:
В этом же разделе для каждого расхода важно правильно указать счет затрат, на которые будут относиться эти расходы и все субконто:
В этом случае документ делает вот такие проводки:
Теперь давайте посмотрим печатную форму документа. По кнопке Печать мы получаем унифицированную форму, в которой отражены суммы выданного сотруднику аванса, суммы израсходованных денег и задолженность за подотчетным лицом.
В нашем случае мы выдавали деньги в подотчет двумя суммами: из кассы и с расчетного счета. Сотрудник отчитался не за всю сумму, поэтому он остался должен нам 9100. Конечно лучше все таки проверять расчеты с подотчетными лицами по ОСВ по счету 71:
Значит нам остается только оформить возврат неиспользованных средств в кассу. Самый удобный и быстрый способ – это создание документа Поступление наличных на основании авансового отчета:
При таком формировании документа программа все сделает сама: выберет правильный вид операции, подотчетное лицо, подставит именно ту сумму, которую должен вернуть сотрудник и даже все реквизиты печатной формы заполнит автоматически:
Ну и напоследок проверяем ОСВ по счету 71:
Все в порядке. Все расчеты с подотчетником закрыты.
Вот и все, что я хотела вам рассказать про заполнение документа Авансовый отчет
. Как видите, при аккуратном заполнении всех реквизитов и параметров программа сама поможет вам все сделать правильно.
Если у вас остались вопросы пишите нам. Спасибо что вы с нами.
Loading...