Профессиональный стандарт управление руководство организацией. Профессиональный стандарт для управляющего документацией. Уровни квалификации менеджера

Профессиональный стандарт менеджера — это один из нескольких сотен профстандартов, разработанных к настоящему времени в отношении различных видов трудовой деятельности и рекомендованных для применения работодателям. О том, что такое профстандарт менеджера и как он может быть применен на практике, пойдет речь в этой статье.

Что собой представляет профстандарт менеджера?

В соответствии с трудовым законодательством (ст. 195.1, 195.2 и 195.3 ТК РФ), квалификация работника представляет собой комплекс уровня познаний, умений, профнавыков и профессиональной осведомленности работника. Профессиональный стандарт описывает основные качества совокупности данных, составляющих квалификацию сотрудника и необходимых ему для ведения профессиональной деятельности.

Профессиональные стандарты для менеджера установлены тремя нормативными актами:

1. Приказом Минтруда РФ «Об утверждении профстандарта "Менеджер по информационным технологиям"» от 13.10.2014 № 716н.
2. Приказом Минтруда РФ «Об утверждении профстандарта "Менеджер продуктов в области информационных технологий"» от 20.11.2014 № 915н.
3. Приказом Минтруда РФ «Об утверждении профстандарта "Менеджер по продажам информационно-коммуникационных систем"» от 05.10.2015 № 687н.

Указанные документы имеют одинаковую структуру и состоят из следующих рубрик:

• основные данные;
• описание трудовых функций;
• характеристика общих трудовых функций;
• данные об организациях, разработавших профстандарты.

Уровни квалификации менеджера

Особенное значение для характеристики профстандарта имеют уровни квалификации специалиста, установленные приказом Минтруда РФ от 12.04.2013 № 148н. В отношении каждого уровня квалификации устанавливаются показатели, состоящие из перечня полномочий, ответственности, характера умений и знаний, а также описываются определяющие пути достижения уровня. Последнее положение имеет принципиальное значение, так как описывает образование, необходимое для достижения того или иного уровня квалификации, и требуемый опыт работы.

Говоря проще, профстандарты менеджера предполагают соотношение определенного уровня квалификации с образованием, которое имеет специалист, а также определяют конкретные запросы к практическому опыту кандидата на должность.

Помимо требований об опыте работы профессиональные стандарты могут конкретизировать установленные условия о необходимом образовании специалиста. К примеру, определять необходимым только высшее образование либо высшее или среднее специальное, дополненное курсами переподготовки.

С общим описание профстандартов разобрались, теперь давайте поговорим о каждом из вышеназванных стандартов подробнее.

Профстандарт менеджера продуктов в области информационных технологий

Этот профстандарт описывает трудовую деятельность в виде предпринимательства в области информационных технологий. Целью такой работы заявлена организация создания, вывода на рынок, продвижения, продажи, поддержки и развития продуктов информационных технологий.

Профстандарт устанавливает 4 основных трудовых функции:

1. Сопровождение развития созданного произведения. Возможные наименования должностей работников:
   • младший менеджер;
   • ассистент менеджера.

   Необходимый уровень квалификации — 4, т. е. предполагается среднее профобразование. Требования к опыту работы отсутствуют.

2. Управление продуктом. Вероятное название должностей специалистов:
   • менеджер продукта;
   • менеджер по развитию.

   Требуемый уровень квалификации — 5, т. е. предполагается наличие среднего профобразования и опыта работы в должности младшего менеджера или ассистента от 1 года.

   Не знаете свои права?

3. Управление ассортиментом продукции и коллективом менеджеров. Предлагаемые наименования должностей:
   • старший менеджер;
   • старший менеджер по развитию продуктов;
   • ведущий менеджер;
   • ведущий менеджер по развитию;
   • менеджер линейки продуктов.

   Необходим 6 уровень профквалификации, т. е. требуется высшее образование в степени бакалавра и стаж работы в должности менеджера продукта от 3 лет.

4. Управление комплектом продуктов и службой управления продуктами. Возможные наименования должностей:
   • руководитель портфеля продуктов;
   • руководитель отдела;
   • директор по продуктам.

   Необходимый уровень квалификации — 7. Требуется высшее образование (магистратура или специалитет) и опыт работы в должности старшего менеджера от 5 лет.

Профстандарт менеджера по продажам информационно-коммуникационных систем

Приказ № 687н определяет такой вид трудовой деятельности, как продажа инфокоммуникационных систем (ИКС) и/или их частей. Основной целью названо осуществление и организация этих продаж. Этот профстандарт предусматривает следующие основные трудовые функции:

1. Подсобные функции по поиску клиентов, подготовке и продаже ИКС и составляющих. Возможные названия должностей специалистов:
   • помощник или ассистент менеджера по продажам;
   • координатор отдела;
   • торговый представитель.

   Необходимый уровень профквалификации — 5. Требуется среднее профессиональное образование без опыта работы.

2. Продажа стандартных решений по ИКС и их составляющим. Должности могут называться:
   • менеджер по продажам;
   • продавец в области ИКС;
   • специалист отдела;
   • менеджер по развитию;
   • менеджер проекта;
   • тендер-менеджер.

   Требуемый квалификационный уровень — 6, т. е. необходимо высшее образование (бакалавриат) либо среднее профобразование и дополнительные программы переподготовки. Практический опыт должен быть представлен работой в области реализации высокотехнологичного продукта в течение не менее полугода.

3. Продажа нетипичных и комплексных решений ИКС. Возможные названия должностей:
   • менеджер по продажам ИКС;
   • менеджер по работе с клиентом;
   • ведущий продавец;
   • менеджер ИКТ-проектов.

   При этом уровень квалификации и, соответственно, образование предполагается таким же, как и для предыдущей трудовой функции, — с той лишь разницей, что требуется опыт работы по специальности от 1 года.

4. Продажа основным заказчикам ИКС (составляющих) и руководство рабочей группой по ведению сделки. Предлагаемые названия должностей:
   • ведущий или старший менеджер;
   • менеджер по работе с основными клиентами;
   • начальник отдела.

   Требуется 7 уровень квалификации, т. е. высшее образование (магистратура/специалитет) и дополнительные курсы повышения квалификации. Опыт работы — от 1 года по специальности.

5. Управление продажами, установление политики сбыта в области ИКС. Эту функцию могут выполнять начальники отдела или директоры по продажам. При этом требования к специалистам предъявляются такие же, как и в предыдущей функции, с увеличением необходимого опыта работы до 2 лет минимум.
6. Управление коммерческой деятельностью компании, формирование стратегии продаж ИКС. Функцию могут осуществлять:
   • директор по продажам;
   • коммерческий директор;
   • вице-президент.

   Для этого необходим 8 уровень квалификации, который характеризуется таким же образованием, что и для 7 уровня, с опытом работы от 3 лет в заявленной сфере.

Профстандарт менеджера по информационным технологиям

Приказ № 716н называет видом профдеятельности указанного специалиста информационные технологии в экономике и госуправлении. Основной целью осуществления этого вида заявлено управление предоставлением, использованием и развитием информационных технологий (ИТ).

Профстандарт предусматривает 4 трудовых функции:

1. Руководство ресурсами ИТ. Возможные названия должностей:<
   • начальник вычислительного центра;
   • руководитель отдела ПО;
   • руководитель отдела координации инфраструктуры;
   • руководитель группы администрирования баз данных.

   Требуется 6 уровень квалификации, т. е. высшее образование (магистратура/специалитет) с рекомендацией повышения квалификации по различным программам управления. Кроме того, необходим управленческий стаж в области ИТ длительностью больше года.

2. Управление сервисами ИТ. Функцию осуществляют:
   • завотделом поддержки пользователей;
   • менеджер центра обслуживания;
   • директор службы заказчика.

   Этим специалистам необходим 7 уровень квалификации: высшее образование (магистратура/специалитет) с рекомендацией повышения квалификации по программам сервисного подхода к управлению ИТ. Требуемый опыт составляет не менее 2 лет работы в должности менеджера сервиса ИТ или 3 года — в области ИТ во взаимодействии с заказчиками и пользователями.

3. Управление информационной средой. Предлагаемые названия должностей:
   • директор по ИТ;
   • директор департамента ИТ;
   • заместитель гендиректора;
   • начальник службы информатизации.

   Указанные работники должны соответствовать 8 уровню квалификации, то есть иметь высшее образование (магистратуру или специалитет) с рекомендацией повысить квалификацию по программам управления ИТ, экономики и менеджмента. Требуемый опыт предполагает стаж более 5 лет в области ИТ на более низких должностях или работу в должности менеджера по управлению информсредой от 2 лет.

4. Управление ИТ-инновациями. Функцию осуществляют:
   • директор по ИТ и инновациям;
   • заместитель гендиректора по инновациям;
   • заместитель гендиректора по развитию.

   Этим специалистам необходим высочайший уровень квалификации — 9, который предполагает высшее образование на уровне магистра или специалиста с рекомендацией получения второго высшего образования в экономической области или стратегического менеджмента и повышения квалификации по программам стратегического управления и инновационной деятельности. Практический опыт должен составлять не менее 7 лет стажа в области ИТ на более низких должностях или более 3 лет — в должности менеджера по управлению инновациями.

Применение профстандарта менеджера на практике

С практической точки зрения в основной своей массе профстандарты получили лишь рекомендательное назначение для работодателей, так как трудовое законодательство установило обязанность четко следовать положениям этих документов лишь в ограниченных случаях. К таким случаям, согласно ст. 195.3 ТК, относятся:

• ситуации, когда соответствующие требования к квалификации, необходимой работнику, установлены трудовым или иным законодательством;
• случаи, когда работа в определенной должности является основанием предоставления различных льгот.

Все профстандарты для менеджеров, рассмотренные в статье, носят рекомендательный характер и не могут служить основанием для увольнения не подходящего по условиям стандартов работника. При несоответствии работодатель имеет право лишь обеспечить сотруднику прохождение обучения или переквалификации.

В связи с тем, что руководство образовательными организациями должно осуществляться работниками, которые обладают определенными знаниями, имеют соответствующее образование и опыт работы, на федеральном уровне был разработан определенный стандарт .

В настоящее время положения данного стандарта являются обязательными к соблюдению не только государственными образовательными организациями, но и частными.

Стандарты в отношении руководителей образования начали приниматься в России с 2013 года .

Первоначально такие документы носили исключительно рекомендательный характер и их основной функцией являлось определение критериев подбора сотрудников на руководящие должности, а также выявления их соответствия.

В настоящее время принятый и действующий стандарт своим наличием решает следующие вопросы :

1. Определение возможных категорий сотрудников, которые могут рассматриваться в качестве претендентов на руководящие должности.
2. Выявление учебных заведений, руководство которыми осуществляют не соответствующие принятому стандарту работники, и принятие мер по устранению такого недостатка.
3. Определение основных функций, которые должен выполнять сотрудник, занимающий подобную должность.
4. Совершенствование работы всех существующих в пределах РФ образовательных учреждений.
5. Способствование развитию российского образования.
6. Повышение управляемости во всех существующих учреждениях образовательного характера, начиная с дошкольного и заканчивая высшим.
7. Повышение рейтинга образования РФ за счет улучшения процесса подготовки специалистов.

Нормативно-правовая база на 2018 год

Согласно действующим на данный момент законодательным актам, нормативно-правовой базой, которая является основанием для разработки и установления стандартов для руководителей образовательных организаций, является Трудовой кодекс РФ . В частности, стоит отметить такие основные формулировки :

1. К сотрудникам, занимающим руководящие должности отдельных сфер и организацией, допустимо применение стандартов государственного масштаба.
2. Отраженные в принятых стандартах требования и функции по каждой из должностей не должны противоречить требованиям, отраженным в квалификационных справочниках.
3. В случае наличия определенных ограничений в соответствии с ТК РФ по выполнению трудовых обязанностей на руководящих должностях разработанные стандарты не могут содержать данных по их допущению.
4. При возникновении дополнительных вопросов или неясностей по содержанию профессиональных стандартов, относящихся к руководящим должностям, необходимо руководствоваться данными квалификационных справочников.

Профессиональный стандарт общегосударственного уровня, который определяет основные требования к руководителю, имеет следующее содержание :

1. Общие данные и сведения . В этой части отражается наименование типа деятельности и основная цель осуществления руководства в такой сфере. Также приводится кодовая классификация должностей по кодам ОКЗ и ОКВЭД.
2. Раздел, называемый как «Функциональная карта» . Тут отражаются общие понятия основных выполняемых руководителем задач, которые далее по тексту документа расшифровываются и отражаются подробнее.
3. Подробная характеристика каждой из функций . В этой части каждая из отраженных ранее стоящих перед руководителем задач и выполняемых им функций раскрывается отдельно.
4. Данные об организациях, которые участвовали в разработке профессионального стандарта до того момента, как он был принят приказом Министерства труда .

Требования к руководителю и его правовой статус

Основные требования, которым должен отвечать руководитель, следующие :

1. Иметь высшее образование.
2. Проходить по утвержденному графику профессиональную подготовку.
3. Осуществлять прохождение дополнительного обучения по утвержденным на федеральном уровне профессиональным программам подготовки. Периодичность таких действий устанавливается минимально возможной раз в три года (не реже).
4. При руководстве высшим учебным заведением иметь определенную ученую степень и звание.
5. Не иметь ограничений по праву заниматься педагогической деятельностью.
6. Иметь предварительный опыт работы на должностях, связанных с педагогикой или относящихся к руководящим.

Общие сведения о должности

В зависимости от того, в какой организации будет выполнять свои обязанности руководитель, требования к сотрудникам могут несколько отличаться . В частности, отдельно выделяются различные категории учреждений :

• дошкольное образование (детские садики);
• начальное, среднее и основное общее, общее среднее (школы);
• профессиональное;
• бакалавриат и специалитет;
• магистратура;
• подготовка специалистов высших квалификаций;
• обучение проф. характера;
• дополнительное для граждан любого возраста.

В положении о профессиональном стандарте указываются также возможные наименования должностей, которые могут занимать руководители:

• ректор;
• директор;
• заведующий;
• начальник.

Стандарт включает подробное описание выполняемых функций, что предписываются руководителю в зависимости от того, в каком именно учреждении он осуществляет свою трудовую деятельность. В целом функции сводятся к осуществлению общим руководством обеспечения развития учреждения.

Также руководитель наделяется полномочиями приема на работу и увольнения, имеет право подписи и утверждения всех внутренних документов и приказов.

Также функциями, выполнение которых требуется от руководителя организации, являются:

1. Осуществление прямого руководства организацией.
2. Принятие мер в пределах своей компетенции для обеспечения развития образовательного учреждения.
3. Управление ресурсами, которые входят в состав учреждения.
4. Представление интересов конкретного учреждения, руководителем которой является работник.
5. При необходимости решение вопросов с представителями власти, а также учреждениями за пределами РФ, если идет речь о международном сотрудничестве.
6. Осуществление функций по обеспечению проведения исследований научного характера за исключением школ и детских садов.

Последствия от несоответствия

В связи с тем, что принятый и на данный момент действующий стандарт носит обязательный характер, необходимо отметить последствия , которые могут иметь место по причине несоответствия сотрудника, занимающего должность руководителя, отраженным в документе нормам и требованиям:

1. Трудовым кодексом не предусмотрено наличие несоответствий стандарту для их рассмотрения в качестве оснований для расторжения заключенного трудового договора.
2. В том случае если руководитель учреждения не имеет достаточный уровень допустимой для конкретной организации квалификации, он может быть уволен. Для того чтобы работающего руководителя оставить на должности, имеется возможность прохождения определенной аттестации.
3. При наличии факторов, которые свидетельствуют о несоответствии руководителя занимаемой должности, сотруднику могут предложить переход на другую должность.

Мастер-класс в рамках данного профессионального стандарта представлен ниже.

«Профстандарт генеральный директор » — такой поисковый запрос довольно часто начал вводиться в интернете после июля 2016 года. И действительно, вдруг среди многочисленных профессиональных стандартов, ставших обязательными к применению, есть и тот, который касается руководителя ООО? Разберемся, как обстоят дела с этим стандартом.

Существует ли профессиональный стандарт генерального директора ООО?

С самого начала разработки, еще будучи не обязательными, а рекомендательными актами, профессиональные стандарты ориентировались на виды профессиональной деятельности. Собственно, именно поэтому они и начали применяться: профессиональный стандарт — это документ, призванный определить требуемый уровень квалификации и установить основные трудовые функции работника, который занимается каким-либо конкретным видом деятельности. Таким образом, вопросы правовой формы юридического лица остаются вне поля зрения разработчиков профстандарта.

Именно поэтому ожидать, что будет принят профстандарт генерального директора ООО , касающийся только ООО, но не затрагивающий, скажем, АО — как минимум странно. Общего у различных ООО — лишь форма, в которой они зарегистрированы. Сами же по себе они могут заниматься любой не запрещенной в России коммерческой деятельностью, требующей от руководителя самых разных знаний и квалификаций.

В таком случае, может быть, существует профессиональный стандарт для гендиректора вообще? В конце концов, профстандарт, например, для бухгалтера тоже не указывает, работает этот специалист в ООО, АО или МУП. Однако и здесь есть загвоздка: нельзя руководить чем-то абстрактно. Руководитель должен квалифицированно разбираться именно в том, что делает его организация, а организации, как уже было сказано, занимаются совершенно разными делами. Поэтому такого профстандарта не существует даже в виде проекта.

Где можно найти профессиональный стандарт руководителя?

Но значит ли это, что деятельность генерального директора вообще не охватывается стандартизацией, и профессиональный стандарт генерального директора не существует ни в каком виде? Вовсе нет. Просто дело в том, что нет общего стандарта для любого руководителя — есть ряд частных профстандартов, касающихся отдельных направлений деятельности.

По состоянию на август 2016 года приняты и действуют следующие стандарты в этой области:

• «Руководитель организации, действующей в области физкультуры и спорта»;
• «Руководитель строительной организации»;
• «Руководитель (управляющий) гостиничного комплекса (сети гостиниц)»;
• «Руководитель предприятия питания»;
• «Руководитель нефтебазы».

Перечень далеко не полный, поскольку ряд других профстандартов предусматривает в своем тексте, что они относятся и к руководителям других организаций. К примеру, профстандарт для аудитора включает в себя указание на профессиональные функции человека, который руководит аудиторской компанией. Компания же эта вполне может быть создана и зарегистрирована как раз в форме ООО.

Таким образом, если вам требуется профессиональный стандарт, касающийся работы генерального директора именно ООО, нужно учитывать, чем именно эта организация занимается и уже затем, исходя из этого, искать нужный документ.

Не знаете свои права?

Что включает в себя профессиональный стандарт для руководителя организации?

Любой профессиональный стандарт, к какой бы профессии он ни относился, имеет всегда одну и ту же строго определенную структуру. Связано это с тем, что разработка всех документов такого рода ведется по шаблону, утвержденному приказом Минтруда РФ № 147н от 12 апреля 2013 года. Без этого шаблона нельзя было бы сравнивать профстандарты друг с другом — и само их существование в результате могло бы оказаться бессмысленным.

Согласно шаблону любой профстандарт для руководителя ООО, чем бы оно ни занималось, всегда будет состоять из 4 частей:

1. Общие сведения

Этот раздел включает в себя служебную информацию, касающуюся документа (код, регистрационный номер), а также общие сведения о:

• названии вида профессиональной деятельности, к которому относится профстандарт (например: «Управление гостиничным комплексом»);
• основной цели, ради которой деятельность осуществляется (в данном случае «Обеспечение эффективной деятельности комплекса, оказание услуг размещения и питания»);
• кодировке вида деятельности по ОКЗ (классификатор занятий) и ОКВЭД (классификатор видов деятельности в экономике).

Этот раздел в основном необходим для правильного статистического и налогового учета.

2. Функциональная карта

Второй раздел профессионального стандарта представляет собой описание обобщенных функций, которые директор ООО должен исполнять в связи со своей деятельностью. Согласно методическим рекомендациям Минтруда РФ под этим термином понимается совокупность тесно связанных между собой конкретных функций в том виде, как она сложилась в конкретном процессе производства или ведения бизнеса. Одним словом, обобщенная функция — это общее направление деятельности, которое при необходимости может быть детально конкретизировано.

Для каждой из обобщенных функций в профстандарте директора указывается:

• на какие конкретные трудовые функции она раскладывается;
• какой уровень квалификации (по используемой в профстандартах шкале) для нее требуется; уровень (или подуровень) указывается как для обобщенной функции в целом, так и для каждой из составляющих ее простых функций;
• каково ее официальное наименование.

По сути, этот раздел действительно можно рассматривать как своего рода карту профстандарта.

3. Характеристика трудовых функций

Это основной раздел. Здесь каждая из функций директора ООО подробно описывается с указанием:

• официального наименования;
• возможных наименований должностей (именно здесь и надо искать слова «директор», «руководитель» или «генеральный директор»);
• требований, касающихся образования или дополнительного обучения;
• требований, касающихся стажа работы в данной области; для опыта работы в профстандартах указываются и квалификационные уровни (те самые, что упоминались применительно к функциональной карте), поэтому, продолжая рассматривать как пример директора гостиницы, нельзя, проработав год портье, сразу же сесть в это кресло — нужно как минимум исполнять всё это время обязанности заведующего этажом;
• конкретных трудовых действий, выполняемых по каждой функции (вплоть до банального: «Проведение инструктажа подчиненных»).

4. Разработчики профстандарта

Завершает профстандарт перечень организаций, занимавшихся его разработкой. Сами специалисты Минтруда РФ профстандарты не готовят — это не их обязанности. Конкретные же проекты стандартов составляют специалисты из ведущих учебных заведений, готовящих специалистов в конкретной области, а также из организаций, на практике занимающихся такой деятельностью.

Для кого из директоров ООО обязателен профстандарт?

Профессиональные стандарты обязательны для всех организаций, независимо от их структуры или формы собственности. Но вот применимость к конкретному специалисту (в нашем случае — генеральному директору ООО) зависит от нескольких обстоятельств. Поэтому, чтобы узнать, должен ли гендиректор в отношении себя руководствоваться профессиональными стандартами, нужно воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Определить, действуют ли в той сфере деятельности, которую осуществляет ООО, принятые профстандарты.
2. Определить, установлены ли законом конкретные требования по квалификации именно руководителя данной организации.
3. Определить, нет ли для него каких-то льгот либо, напротив, ограничений со стороны государства.

Лишь после этого можно говорить о том, будут ли в отношении генерального директора именно этого ООО действовать профессиональные стандарты.

С 2015 года действует профессиональный стандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», .

В нем описаны обобщенные трудовые функции и соответствующие им наименования должностей (см. Таблицу 1). Для каждой позиции определены:

• необходимое образование и опыт работы,
• состав навыков и умений,
• выпоняемые трудовые функции с детализацией вплоть до действий.

Таблица 1

Свернуть Показать

Профстандарт для специалистов и управленцев в сфере

Следующим для нашей сферы стал профессиональный стандарт «Специалист по управлению документацией организации», . Он предусматривает специальное образование для тех сотрудников, которые управляют документацией (см. Таблицу 2): минимум - бакалавриат или дополнительную профессиональную переподготовку в ! См. Таблицу 3.

Кто есть кто?

Когда разрабатывались и внедрялись профессиональные стандарты в предметных областях «юриспруденция», «бухгалтерский учет», «управление персоналом», то и у работодателей, и у учебных заведений не возникало вопросов, чем должен заниматься соответствующий работник.

За последние 20 лет в рамках управления ресурсами работодатели осознали, что персонал является активом организации, способным повысить эффективность бизнеса и прибыль организации. Деятельность активного и профессионально сплоченного сообщества кадровиков также способствовала тому, что начальники отдела кадров вполне успешно превратились в директоров по персоналу, заместителей руководителей организаций.

А современные административные директора (управляющие делами, начальники управления делами и т.п.) должны сосредотачиваться на выполнении обеспечивающих хозяйственных функций, по крайней мере в понимании большинства руководителей организаций. Только в крупных коммерческих структурах управляющие делами, действительно, выполняют менеджерские функции: управляют документами и информацией, которые являются нематериальным активом компании.

И данная профессиональная деятельность относительно недавно получила официальное название «управление документами », которое закрепили словарь «Управление документами. Термины и определения» (М.: ВНИИДАД, 2013) и ГОСТ Р 7.0.8-2013:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»

1. делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.

2. документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.

3. управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.

Связанными с основным, но не синонимами термина «управление документами» остаются термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство» .

Следующий шаг (определение конкретных трудовых функций для сферы управления документами) сделал Профессиональный стандарт, которому и посвящена эта статья. По крайней мере он был призван это прояснить.

Управление делами должно включаться в структуру организации как подразделение, ответственное за документационное обеспечение управления , а управляющий делами (управляющий документами ) становится руководителем, менеджером, который формирует и отвечает за реализацию политики управления документами. Не случайно стандарты Р ИСО новой серии 30300 предметную область (функцию) «управление документами» относят к зоне ответственности руководства организации (топ-менеджмента). Однако пока подобный подход не воспринимается руководителями большинства организаций и, к сожалению, не находит понимания у директоров по персоналу.

Совершившаяся за последние десятилетия депрофессионализация служб делопроизводства и общее непонимание роли документа в эпоху информатизации могут стать факторами, препятствующими внедрению главных идей Профессионального стандарта. К этому еще нужно добавить недостатки, допущенные в процессе его разработки, а также несовершенство соответствующих ему образовательных программ.

Управляющий документами (как менеджер) должен обладать такими же базовыми компетенциями в области управления, как и другие руководители:

• прогнозирование (без него невозможно стратегическое управление и формирование политик);
• планирование (для последовательной реализации политики в своей предметной области);
• оперативное управление (принятие решений);
• контроль и регулирование;
• управление персоналом / кадрами (профессиональную квалификацию сотрудника может оценить только специалист этой же отрасли, а не просто менеджер по персоналу);
• управление ресурсами (всеми доступными видами и категориями, главными из которых являются информация и документы).

Данные базовые компетенции необходимо отражать в образовательных программах профессиональной подготовки и переподготовки (зона ответственности образовательных учреждений и учебно-методических объединений), а также в должностных инструкциях соответствующих управленцев при формулировании конкретных трудовых функций (это уже зона ответственности работодателей).

Что дает Профессиональный стандарт?

В настоящее время Профессиональный стандарт адресован прежде всего учебным заведениям - университетам и институтам, которые проходят аккредитацию, решают задачи разработки новых образовательных программ в связи со Стратегией развития информационного общества в России, формируют программы дополнительного профессионального образования для подготовки / переподготовки опытных практиков, работающих в сфере управления документами без специального образования.

На основе Профессионального стандарта центры оценки профессиональных компетенций будут разработывать комплекты оценочных материалов для подтверждения квалификационного уровня работников (в порядке личной инициативы или по направлению работодателя и за его счет).

Профессиональный стандарт призван унифицировать и привести к единому и достаточно высокому уровню профессиональную подготовку современных специалистов и управленцев в области работы с документами и в конечном счете укрепить престиж профессии.

Руководству организаций (топ-менеджменту) следует понять:

• свою законодательно установленную ответственность за документальный и архивный фонды вверенных им организаций;
• что профессиональный управляющий документами фактически является доверенным лицом первого руководителя и его «правой рукой». И в общем море информации только документы, которыми необходимо управлять, обладают юридической силой, фиксируют управленческие решения и историю их разработки, запечатлевают историю организации, управления ею, владения собственностью, являются не «бумажками», а важнейшим нематериальным активом, т.к. выполняют функцию доказательства!

Каждый сотрудник службы делопроизводства может рассматривать Профессиональный стандарт как инструмент, позволяющий укрепить престиж профессии и повысить самооценку. При взаимодействии со специалистами других отраслей нужно постепенно переходить от роли «обслуживающего персонала» к роли «квалифицированного специалиста», который общается на равных.

Для кадровых служб Профессиональный стандарт является основой для определения конкретных требований к квалификации работников, для определения их трудовых функций. На его основе может производиться поиск кандидатов на позиции в службе делопроизводства, их обучение и повышение квалификации, мотивация и аттестация, развитие и построение карьеры и т.п. (обычно закрепляется в Политике управления персоналом). Кроме того, в Профессиональном стандарте обобщенные трудовые функции в сфере управления документами идентифицированы в соответствии с общероссийскими классификаторами технико-экономической информации, что удобно для аналитики и составления необходимой отчетности.

А конкретные перечни выполняемых трудовых действий, необходимых умений и знаний позволяют и кадровой службе, и руководителям структурных подразделений разрабатывать должностные инструкции / служебные должностные регламенты, использовать работников в соответствии с их специальностью и квалификацией, т.е. эффективнее управлять имеющимися трудовыми ресурсами.

Профессиональный стандарт можно применять по мере развития организации, он не требует обязательного и немедленного переименования должностей, переработки схем оргструктуры и штатного расписания! Он показывает перспективу развития тех функций, которые формируются в области работы с документами.

Квалификационные уровни

Наименования должностей в Профессиональном стандарте названы как «возможные наименования должностей, профессий», т.е. внесение каких-то обязательных изменений в штатное расписание не предусмотрено. Используемые в нем показатели уровней квалификации регламентированы еще и приказом . Если предыдущий Профстандарт рассматривал 3-й, 5-й и 6-й квалификационные уровни для нашей сферы деятельности (см. Таблицу 1), то новый стандарт продолжает рассматривать 6-й уровень и переходит к более высоким 7-му и 8-му уровням квалификации. Для каждого квалификационного уровня определены соответствующие полномочия и ответственность, умения и знания, функции, необходимый уровень образования (см. Таблицы 2, 3 и 4), которые должны учитываться в процессе назначения на должность, аттестации и построения карьеры.

Для правильного понимания основных требований Профессионального стандарта необходимо соотнести их с требованиями приказа Минтруда.

В небольшой организации , когда служба делопроизводства не создается, специалист-документовед 6-го квалификационного уровня может работать в статусе целой службы и выполнять все функции в области ДОУ, которые нужны этой компании.

Руководитель службы делопроизводства, которая создается в крупных организациях , вполне может ставить вопрос о подчиненности своего подразделения первому руководителю, т.к. вопросы стратегии и политики в области управления документами (что определяется 7-м квалификационным уровнем) находятся в зоне ответственности первого лица организации.

А управляющий делами крупной корпорации / холдинга вполне может выстроить свою менеджерскую карьеру как руководитель 8-го квалификационного уровня, который обязателен и для других руководителей организации в соответствии с профессиональными стандартами в других сферах деятельности.

Для достижения каждого квалификационного уровня в области управления документами необходим практический опыт работы, но пути достижения соответствующего квалификационного уровня, установленные приказом Минтруда, предусматривают еще и освоение профильных образовательных программ (см. Таблицу 3).

Именно поэтому сложилось мнение, что Профессиональный стандарт сейчас прежде всего предназначен для образовательных учреждений, которые должны сформировать новое единое поле компетенций. А уже следствием этого станет перелом в общественном сознании в отношении специалистов нашей сферы - мы управляем не «бумажками», а ценным нематериальным активом организации (документированной информацией).

Таблица 3

Свернуть Показать

Трудовые функции в области управления документами и их использование в должностных инструкциях

Описание трудовых функций в Профессиональном стандарте представлено в форме таблиц, в которых закрепляется:

• сначала обобщенное наименование трудовых функций (кстати, за каждой из них закреплены свои возможные наименования должностей и квалификационные уровни - показаны в Таблице 2),
• далее каждая обобщенная трудовая функция «каскадируется», т.е. разбивается на совокупность составляющих ее конкретных трудовых функций (см. Таблицу 4);
• для каждой конкретной трудовой функции перечисляются свои трудовые действия и необходимые для их выполнения знания и умения (см. Фрагмент документа далее).

Эта структурированная информация существенно облегчит вам разработку должностных инструкций специалистам и управленцам в сфере управления документами! Как это можно использовать, покажем далее в Примере 1.

Таблица 4

Свернуть Показать

Но заимствовать формулировки из Профессионального стандарта надо с пониманием:

• конкретные трудовые функции в очень небольшой степени гармонизированы с установленными квалификационными требованиями (см. приказ Минтруда о квалификационных уровнях);
• в конкретных трудовых действиях порой используются устаревшие формулировки, не соответствующие современным подходам и технологиям ДОУ;
• кроме того, в трудовых функциях совершенно не находят отражения базовые управленческие компетенции: начиная с прогнозирования, планирования и заканчивая управлением ресурсами и даже управлением рисками (все риски подлежат документированию - это подразумевает Политика управления рисками и это же соответствует Политике управления документами).

Итак, с учетом необходимых правок и в зависимости от ситуации в конкретной организации формулировки трудовых функций, закрепленные Профессиональным стандартом, уже сейчас могут быть использованы при необходимости в процессе переработки должностных инструкций специалистов и управленцев, работающих в сфере управления документами:

Таблица 5

Свернуть Показать

Теперь покажем на примере, как, отталкиваясь от формулировок Профессионального стандарта, можно усовершенствовать описание трудовой функции в должностной инструкции. Причем постараемся добавить идеи о том, что управление документами является специальной управленческой функцией! Глобально Профстандарт нацелен именно на это (он предлагает такие наименования должностей, как управляющий документацией и заместитель руководителя организации в этой предметной области), однако заложенные в нем формулировки трудовых функций данную идею в полной мере реализовать не смогли. Восполним данный пробел.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Описание трудовой функции № 3.1.1 в Профессиональном стандарте «Специалист по управлению документацией организации», утв. приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 10.05.2017 № 416н

Пример 1

Трудовые действия для трудовой функции «Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления»

Свернуть Показать

В формулировках 6 конкретных трудовых действий (отмечено цифрой 2 во Фрагменте документа выше) для трудовой функции «Разработка и внедрение локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления» (цифра 1 там же и в Таблице 4) рекомендуем добавить управленческий аспект, опыт лучших практик и современную терминологию. Поэтому трудовые действия в должностной инструкции лучше записать так (через косую черту написаны равноценные варианты, из которых вы можете выбрать более понравившийся):

• контроль соответствия локальных нормативных актов организации действующему законодательству и другим нормативным правовым актам Российской Федерации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
• контроль сроков действия
• методическое руководство применением локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
• разработка и согласование проектов локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
• разработка системы идентификации и классификации локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами;
• принятие решений о способах трансляции / разработка системы трансляции / опубликования локальных нормативных актов организации в сфере документационного обеспечения управления / управления документами.

Поскольку управление документацией должно распространяться на документы всех систем документации, которые образуются в деятельности организации, то специалист может выполнять еще следующие современные и необходимые функции (как самостоятельно, так и под руководством начальника службы делопроизводства):

• разработка правил и регламентов создания, согласования и утверждения локальных нормативных актов организации;
• разработка электронных шаблонов и электронных бланков для создания локальных нормативных актов (по видам и разновидностям);
• формирование базы данных локальных нормативных актов организации.

Выводы

В процессе разработки Профессиональный стандарт широко не обсуждался в профессиональном экспертном сообществе, поэтому его утверждение не вызвало взрыва интереса как со стороны кадровых служб, так и со стороны служб делопроизводства.

Этот новый стандарт разрабатывался (как и предыдущий Профстандарт) под руководством Национальной ассоциации офисных специалистов и административых работников. В числе разработчиков данного стандарта значится 7 организаций, и только 2 из них относятся к образовательным учреждениям: РГГУ и Колледж МИДа России. В разработке участвовали 2 коммерческие компании (ООО), осуществляющие функции центров аттестации, что в терминах антимонопольного законодательства может характеризоваться как проявление «заинтересованности».

В заключение еще раз подчеркнем, что нам стоит быть благодарными Профессиональному стандарту за введение новых (рекомендуемых) наименований должностей и других важных положений.

Разработка любого стандарта по управлению документами - новое и трудное дело, особенно в условиях неустоявшегося понимания предметной области, которая к настоящему времени окончательно не сформировалась.

Управление документами подразумевает и управление архивными документами, документами в электронной форме, внедрение информационных технологий. Поэтому при формулировании соответствующих трудовых функций необходимы как конкретизация трудовых действий специалиста в области управления документами, так и разграничение зон его ответственности со взаимодействующими подразделениями. К сожалению, этого пока не хватает в новом стандарте.

Сейчас специалисты Росархива и РГГУ с привлечением экспертов отрасли активно разрабатывают следующий профессиональный стандарт - для архивиста . Можно предположить, что в рамках гармонизации профессиональных квалификационных требований и трудовых функций будут сформулированы предложения по внесению изменений и в проанализированный нами Профессиональный стандарт.

Нововведения российского законодательства в части формирования профессиональных стандартов позволяют облегчить процедуру отбора кандидатов на конкретные должности. В частности, профстандарты руководителей призваны сформировать необходимый перечень требований к управленцам в виде знаний и навыков, которые позволят грамотно управлять трудовым процессом.

Характеристика профессиональных стандартов

Исходя из ст. 195 ТК РФ, профессиональный стандарт – это специализированный норматив, включающий в себя перечень необходимых профессиональных характеристик, на основании которых сотрудник сможет исполнять возлагаемые на него трудовые функции, занимая конкретную должность.

Данный сегмент законодательства начал разрабатываться еще в 2013 году. Однако стандарты регулярно корректировались и видоизменялись, что привело к их окончательному внедрению только в 2016 году.

Начиная с 2016 года ряд государственных учреждений, а также должностей, обозначенных в документе, должны руководствоваться профстандартом для конкретной отрасли в своей деятельности.

Для коммерческих организаций профстандарты носят рекомендательный характер. Они могут использоваться для составления должностных инструкций или деловых соглашений с сотрудниками. При этом правомерно составлять местные стандарты, опираясь на оригинальный текст норматива. Для этого необходимо привлечь профессионального юриста или самостоятельно заниматься этим руководителю. Главным требованием является непротиворечивость сформированного документа трудовому законодательству и положениям Министерства труда РФ.

Сферой применения подобных документов является трудовая деятельность служащих организации. Текст стандарта описывает такие требования к сотруднику:

• необходимость наличия соответствующих должности знаний и навыков;
• соответствие конкретному квалификационному уровню.

Профессиональные стандарты разрабатываются, исходя из отрасли производственной деятельности. Так, профстандарты для директоров и подчиненных являются одинаковыми. Основные отличия заключаются в соответствии двух категорий работников (руководителей и служащих) разным квалификационным уровням . Для рядового сотрудника указанный уровень будет ниже, чем у управленца. Помимо прочего, данное положение также определяет для руководителей более высокие требования к опыту, знаниям и образованию.

Особенности профстандарта заместителя директора

Важно отметить, что отдельного профстандарта для заместителя директора нет. Это связано с тем, что подобная должность во многом повторяет те же функции и обязанности, что и у главы компании. Однако в ряде стандартов имеется упоминание о заместителях. Так, с августа 2016г. стандарты, которые являются актуальными для заместителей руководителей, представляют собой следующий перечень:

• Профстандарт № 558 «Специалист в сфере закупок»;
• № 559 «Специалист по управлению персоналом»;
• № 149 «Менеджер по информационным технологиям»;
• № 31 «Специалист по техконтролю качества продукции»;
• № 802 «Специалист по управлению качеством в авиастроении» и № 704 «Специалист по управлению поставками в авиастроении»;
• № 581 «Руководитель организации, осуществляющей деятельность в сфере спорта».

Профстандарты директоров предприятий регламентируют деятельность как управленцев, так и их замов. Для бюджетных учреждений они являются обязательными к использованию.

Все стандарты, подходящие для заместителей директора, основаны на едином шаблоне, что предполагает их одинаковую структуру:

1. Общие данные. Предполагается описание направления трудовой деятельности, а также возможные должности, исходя из видов экономических отраслей, регламентируемых нормативом.
2. Функции работников. Подразумевается общий список функциональных обязанностей сотрудника, при этом также обозначается уровень квалификации для конкретной должности. Зачастую используются 5-8 квалификационные уровни.
3. Подробное описание функциональных обязанностей работника. В данном разделе фиксируются требования к образованию и опыту. Так, для заместителя директора необходимо высшее образование (бакалавр), а также опыт работы, в среднем, 3-5 лет. Также обозначаются требуемые навыки и знания.
4. Данные об учреждениях, занимавшихся разработкой документа.

Особенности профстандарта директора по персоналу

На основании Приказа Министерства труда РФ №691-н от 06.10.2015г. был утвержден профстандарт «Специалист по управлению персоналом». Данным нормативом предусматриваются такие должности:

• специалисты по кадрам;
• руководители кадровых подразделений.

Главной задачей директора по персоналу является обеспечение эффективного трудового процесса для достижения целей в интересах предприятия.

Профстандартом предполагаются такие требования к директору по персоналу:

• не менее 5 лет трудовой деятельности на должности управленца в подобной сфере;
• высшее образование и наличие сертификата по курсам дополнительных обучающих программ.

Главными задачами, которые управленец по персоналу должен исполнять, являются:

1. Обеспечение функционирования системы по операционному менеджменту подчиненными.
2. Ведение необходимой документации и составление отчетности по управлению сотрудниками.
3. Обеспечение стратегического менеджмента подчиненными.

Также для начальника отдела кадров характерно исполнение таких функций:

• налаживать коммуникационные связи между работниками организации;
• осуществлять стратегию по управлению персоналом;
• придерживаться правил этикета при общении с коллегами;
• представлять директора компании при различных переговорах в случае необходимости;
• ведение сметы расходов по подчиненным;
• выдвижение своих предложений по оптимизации деятельности сотрудников.

Особенности профстандарта генерального директора

Профстандарты создаются для отрасли трудовой деятельности. Однако подобная обобщенность не актуальна для такой профессии, как генеральный директор. Невозможно вывести универсальные правила и требования для управления всеми экономическими направлениями в целом. Поэтому отдельного профстандарта для генерального директора не существует.

Альтернативой, регулирующей данную профессию, является перечень профстандартов для руководителей разных отраслей. В частности:

• профстандарт для руководителя организации, осуществляющей деятельность в сфере спорта;
• для управленца строительной компании;
• для руководителя сети отелей или гостиниц;
• для руководителя нефтебазы и т.д.

Все профстандарты создаются по единому шаблону. Основная информация для генеральных директоров содержится в третьем разделе документа, где приводится детальный список функций управленца. В данном разделе содержится следующая информация:

1. Наименования должностей, которые попадают под регламент стандарта. Здесь следует искать должности «директор» или «генеральный директор».
2. Требования, обязательные для подобной должности. В частности, раскрывается информация о необходимом образовании и стаже. К директорам выставляется требование высшего образования и курсов повышения квалификации, а также опыта работа не менее 5 лет.
3. Конкретизированные обязанности управленца. Например, ведение документации и составление необходимой отчетности, а также составление программ оптимизации производственного процесса.

Чтобы определить, попадает ли должность руководителя под регламент какого-либо профстандарта, необходимо выяснить следующую информацию:

1. Попадает ли сфера производственной деятельности под регламент профессиональных стандартов.
2. Имеет ли профстандарт, актуальный для сферы деятельности, информацию о труде руководителя компании.
3. Имеет ли управленец какие-либо льготы или ограничения от государства.

Если деятельность является упорядоченной регламенту профстандарта, руководителю следует опираться на положения норматива в дальнейшем труде.